1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym na tej stronie jest Fitro sp. z o.o., ul. Jacka Malczewskiego 90/4, 80-107 Gdańsk, KRS: 0001263240, NIP: 5833577737, REGON: 545575840. W sprawach związanych z ochroną danych możesz napisać na [email protected].
2. Kiedy Fitro jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym
Fitro działa jako administrator danych, gdy:
- odwiedzasz landing page, wysyłasz formularz „Kontakt” lub „Umów prezentację”;
- zakładasz konto, logujesz się lub kontaktujesz się z nami w sprawach handlowych, wsparcia albo reklamacji;
- jako klient Studiów korzystasz z Konta Fitro i aplikacji Fitro (szczegóły w rozdziale 11);
- rozliczamy abonament, SMS-y, płatności, faktury i inne usługi dodatkowe;
- chronimy stronę i formularze przed nadużyciami, spamem i działaniami automatycznymi.
Fitro działa co do zasady jako podmiot przetwarzający, gdy:
- Studio korzystające z Fitro wprowadza do systemu dane swoich klientów, rezerwacji, karnetów i płatności;
- Platforma obsługuje obecności, nieobecności, opłaty za nieobecność, komunikację operacyjną i historię działań klientów Studia;
- Fitro przechowuje i udostępnia Studio dane potrzebne do codziennej pracy w ramach funkcji systemu.
W tym drugim zakresie administratorem danych pozostaje dane Studio. Fitro zapewnia infrastrukturę techniczną i przetwarza dane zgodnie z relacją umowną, konfiguracją systemu oraz zakresem uruchomionych funkcji.
3. Jakie dane przetwarzamy
Dane leadów, formularzy i kontaktu
- imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
- treść wiadomości, opis potrzeb, źródło zgłoszenia i typ formularza;
- opcjonalnie nazwa Studia, jeśli została podana.
Dane konta Studia, organizacji i rozliczeń
- dane właściciela Studia i członków zespołu;
- dane logowania, identyfikatory organizacji i ustawienia konta;
- dane rozliczeniowe, fakturowe, informacje o abonamencie, aktywnych klientach i wykorzystaniu usług dodatkowych.
Dane operacyjne przetwarzane w systemie dla Studia
- dane klientów Studia, ich rezerwacji, karnetów, wejść jednorazowych i kart benefitowych;
- dane o obecnościach, nieobecnościach, opłatach za nieobecność i rozliczeniach;
- treść komunikacji e-mail i SMS wysyłanej z Platformy.
Dane techniczne i bezpieczeństwa
- adres IP, logi techniczne, identyfikatory sesji, dane o urządzeniu i przeglądarce;
- w logach bezpieczeństwa strony: adresy IP przekazane przy połączeniu, informację o przeglądarce (User-Agent), odwiedzaną część strony, nazwy parametrów adresu URL oraz wybrane wartości techniczne i kampanii; wartości mogące zawierać hasła, tokeny, treści formularzy lub dane kontaktowe są pomijane;
- dane potrzebne do ochrony formularzy przed spamem i nadużyciami, w tym mechanizmy honeypot i ograniczania liczby prób.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Obsługa zapytań, demo i kontaktu handlowego: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
- Założenie konta, logowanie i świadczenie usługi SaaS: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Rozliczenia, faktury, abonament, SMS-y i płatności: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
- Bezpieczeństwo, diagnostyka, przeciwdziałanie nadużyciom i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Wysyłka informacji marketingowych: wyłącznie wtedy, gdy mamy odpowiednią podstawę prawną, w tym zgodę, jeśli jest wymagana.
5. Formularze „Kontakt” i „Umów prezentację”
Dane z formularzy są zapisywane w systemie Fitro jako zgłoszenia marketingowe i wykorzystywane do kontaktu, przygotowania demo oraz obsługi rozmowy handlowej. Po zapisaniu zgłoszenia możemy też wysłać wewnętrzne powiadomienie e-mail do zespołu Fitro, aby szybciej obsłużyć sprawę.
Formularze są zabezpieczone przed nadużyciami. Wykorzystujemy w tym celu m.in. pole honeypot, ograniczanie liczby prób na podstawie adresu e-mail i danych technicznych oraz logi bezpieczeństwa. Część danych używanych do ochrony przed nadużyciami może być przetwarzana w postaci skrótów technicznych.
6. Cookies, local storage i analityka
Korzystamy z technicznych cookies, local storage i podobnych mechanizmów niezbędnych do działania strony, procesu rejestracji, logowania, zachowania postępu formularzy, utrzymania sesji, bezpieczeństwa i routingu między widokami.
Na stronie fitro.pl mierzymy ruch anonimowymi statystykami Umami, które prowadzimy na własnym serwerze i które nie zapisują cookies.
Tylko za Twoją zgodą korzystamy z narzędzi analitycznych i reklamowych: Google Analytics i Google Ads (przez Google Tag Manager), Meta Pixel, pixela OpenAI oraz nagrywania części wizyt w Umami. Pomagają nam ocenić skuteczność reklam i rozwijać stronę. Dopóki nie wyrazisz zgody, te narzędzia nie zapisują cookies, a tagi Google wysyłają wyłącznie anonimowe sygnały bez identyfikatorów (Google Consent Mode).
O zgodę pytamy w banerze cookies. Zmienisz ją albo wycofasz w każdej chwili przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Ograniczenie tych mechanizmów po stronie przeglądarki może spowodować, że część formularzy, logowanie albo ścieżka zakładania konta nie będą działały poprawnie.
7. Odbiorcy danych i dostawcy wspierający działanie Fitro
W zależności od używanej funkcji korzystamy z dostawców wspierających działanie Fitro, w szczególności:
- Clerk, w zakresie logowania i autoryzacji użytkowników;
- Tpay, w zakresie obsługi płatności online;
- Brevo, w zakresie dostarczania wiadomości e-mail;
- SMSPlanet, w zakresie wysyłki wiadomości SMS;
- Expo, w zakresie dostarczania powiadomień w aplikacji na telefon;
- Google, Meta i OpenAI, w zakresie analityki i reklam na stronie fitro.pl, tylko za zgodą na cookies;
- dostawców hostingu, infrastruktury, monitoringu, kopii zapasowych, księgowości i wsparcia prawnego.
Dane mogą być też ujawnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
8. Przekazywanie danych poza EOG
Część dostawców wykorzystywanych przez Fitro przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym:
- Clerk (logowanie): USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych;
- Brevo (e-mail): serwery w UE, dostęp podwykonawców z USA i Indii na podstawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych;
- Expo (powiadomienia w aplikacji): USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework.
Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres podany w sekcji kontaktowej.
9. Okres przechowywania danych
- dane z formularzy i korespondencji: przez okres potrzebny do obsługi sprawy i później przez czas potrzebny do obrony roszczeń;
- dane kont, umów i rozliczeń: przez czas trwania współpracy i później przez okres potrzebny do rozliczeń, reklamacji i obowiązków prawnych;
- dane fakturowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- szczegółowe logi bezpieczeństwa strony z adresami IP, informacją o przeglądarce i parametrach URL: przez 14 dni w systemie monitoringu, następnie są automatycznie usuwane w cyklu porządkowania danych; pozostałe logi techniczne zgodnie z okresem potrzebnym do diagnostyki;
- dane Konta Fitro klientów Studiów: zgodnie z zasadami opisanymi w rozdziale 11;
- dane klientów Studia przetwarzane przez Fitro jako procesora: zgodnie z czasem trwania współpracy, instrukcjami Studia i obowiązującym prawem.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach wynikających z RODO przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie.
Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Jeżeli jesteś klientem Studia korzystającego z Fitro
Twoje dane jako klienta Studia dzielą się na dwie części: dane Konta Fitro, za które odpowiada Fitro, oraz dane związane z konkretnym Studiem, za które odpowiada to Studio.
Dane, za które odpowiada Studio
Zapisy, obecności, karnety, umowy, płatności, opłaty za nieobecność, zgody udzielone Studiu i dane kontaktowe podane w Studiu (np. numer telefonu czy adres) należą do relacji z danym Studiem. Ich administratorem jest to Studio, a Fitro przetwarza je w jego imieniu. Pytania o te dane kieruj najpierw do Studia.
To samo dotyczy zakupu bez Konta Fitro. Imię, nazwisko, adres e-mail i numer telefonu podane przy takim zakupie przekazujesz Studiu, u którego kupujesz, a zgoda marketingowa wyrażona przy zakupie dotyczy tego Studia, nie Fitro.
Dane Konta Fitro, za które odpowiada Fitro
Konto Fitro to Twoje jedno konto do logowania w aplikacji Fitro i na stronach Studiów korzystających z Fitro. W jego zakresie administratorem danych jest Fitro. Przetwarzamy:
- dane profilu: imię, nazwisko, adres e-mail i datę urodzenia, jeśli ją podasz;
- dane logowania: sposób logowania (e-mail z hasłem lub kodem, konto Google, Facebook albo Apple) oraz zdjęcie profilowe z tego konta, jeśli jest dostępne;
- dane potrzebne do powiadomień w aplikacji: identyfikator Twojego urządzenia do powiadomień, rodzaj telefonu oraz wybrane przez Ciebie ustawienia powiadomień;
- informację, czy zgodziłeś się na wiadomości marketingowe od Fitro;
- listę Studiów, do których należysz, abyś mógł zobaczyć swoje zapisy, karnety i płatności w jednym miejscu.
Katalog Studiów i lokalizacja
Jeżeli w Katalogu wybierzesz wyszukiwanie w pobliżu i zezwolisz aplikacji na dostęp do lokalizacji, wysyłamy Twoje przybliżone położenie (z dokładnością do około 1 km), aby ułożyć Studia według odległości. Nie zapisujemy tej lokalizacji na Twoim koncie. Możesz korzystać z Katalogu bez udostępniania lokalizacji, a zgodę możesz w każdej chwili cofnąć w ustawieniach telefonu.
Ulubione Studia, kolejność Twoich Studiów i ostatnio odwiedzane Studia zapisujemy na Twoim koncie Fitro, aby były dostępne na każdym Twoim urządzeniu. Usuwamy je razem z kontem. Wybrany język aplikacji jest zapisywany tylko na Twoim urządzeniu.
Wiadomości marketingowe Fitro
Jeżeli wyrazisz na to zgodę, Fitro jako nadawca może wysyłać Ci informacje o nowościach i ofertach Fitro e-mailem i SMS-em. Ta zgoda jest odrębna od zgód udzielanych Studiom i jest dobrowolna. Możesz ją wycofać w każdej chwili w swoim profilu w aplikacji Fitro albo na stronie Studia.
Cele i podstawy prawne
- prowadzenie Konta Fitro, logowanie i wyświetlanie Twoich danych ze Studiów: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- powiadomienia w aplikacji o zapisach, płatnościach i zmianach w zajęciach: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- układanie Katalogu według odległości: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli zgoda na dostęp do lokalizacji;
- wiadomości marketingowe Fitro: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przepisami o komunikacji elektronicznej;
- obsługa usunięcia konta, kopii danych i innych wniosków: art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- bezpieczeństwo konta i ochrona przed ponownym połączeniem usuniętego konta z historią w Studiach: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Jak długo przechowujemy dane Konta Fitro
- dane profilu i logowania: do czasu usunięcia konta;
- dane do powiadomień: do wylogowania z aplikacji na danym urządzeniu albo do usunięcia konta;
- zgoda marketingowa: do jej wycofania albo do usunięcia konta;
- lokalizacja do Katalogu: nie jest przechowywana;
- zapis o przebiegu usunięcia konta (data złożenia i wykonania wniosku oraz jego status): przez okres przedawnienia roszczeń, jako dowód, że wykonaliśmy Twoje żądanie;
- znacznik usuniętego konta (opisany niżej): bezterminowo, bo tylko wtedy spełnia swoją funkcję.
Usunięcie Konta Fitro
Konto możesz usunąć w aplikacji Fitro na telefon albo prosząc o to na adres [email protected]. Najpierw trzeba zakończyć lub rozliczyć otwarte zapisy, karnety, umowy i należności wobec Studiów. Po usunięciu konta:
- usuwamy dane logowania, profil, zdjęcie, zgodę marketingową Fitro i dane do powiadomień;
- w Studiach usuwamy Twoje dane kontaktowe i zgody. Studia zachowują Twoje imię i nazwisko oraz historię zapisów i płatności w zakresie, w jakim wymaga tego prawo, np. przepisy podatkowe i rachunkowe. Jeżeli zawarłeś ze Studiem umowę, Studio zachowuje także dane kontaktowe podane w tej umowie przez czas potrzebny do jej rozliczenia i obrony roszczeń;
- zachowujemy nieodwracalnie zakodowany znacznik usuniętego konta. Nie da się z niego odczytać Twoich danych, a służy tylko temu, by nowe konto nie zostało przypadkiem połączone z historią usuniętego konta;
- zachowujemy też zapis o przebiegu usunięcia konta, jako dowód wykonania Twojego żądania.
Kopia Twoich danych
W aplikacji Fitro na telefon możesz w każdej chwili pobrać plik z kopią swoich danych: profilu, zgód, powiązań ze Studiami, zapisów, karnetów, płatności, wiadomości i ustawień powiadomień. Przy bardzo dużej liczbie wpisów plik zawiera najnowsze z nich. Pełną kopię wyślemy Ci na prośbę wysłaną na adres [email protected].
Twoje prawa
W zakresie Konta Fitro przysługują Ci prawa opisane w rozdziale 10. Wnioski kieruj do Fitro na adres [email protected]. W sprawie danych związanych z konkretnym Studiem skontaktuj się najpierw z tym Studiem.
12. Zmiany Polityki prywatności
Politykę prywatności możemy aktualizować, jeżeli zmieni się funkcjonalność Fitro, proces logowania, model rozliczeń, zakres integracji z zewnętrznymi dostawcami albo obowiązujące przepisy. Aktualna wersja zawsze jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.