Regulamin | Fitro

1. Definicje

Fitro: Fitro sp. z o.o., ul. Jacka Malczewskiego 90/4, 80-107 Gdańsk, KRS: 0001263240, NIP: 5833577737, REGON: 545575840, adres e-mail: [email protected].
Platforma: system Fitro obejmujący stronę internetową, panel Studia, aplikację Fitro dla klientów (w przeglądarce i na telefon), publiczne strony Studiów, Katalog, widget zapisów oraz formularze.
Studio: miejsce prowadzone przez przedsiębiorcę, który korzysta z Platformy w ramach swojej działalności, aby oferować zajęcia, wydarzenia, usługi indywidualne lub karnety, np. studio pilates, jogi, tańca, fitness albo klub sztuk walki. Jeden przedsiębiorca może prowadzić w Fitro kilka Studiów. Każde z nich jest osobnym Studiem z własnym Kontem Studia. Obowiązki Studia wynikające z Regulaminu obciążają przedsiębiorcę, który je prowadzi.
Klient: osoba, która przez Platformę zapisuje się na zajęcia, kupuje karnety lub korzysta z innych usług Studiów.
Użytkownik: każda osoba korzystająca z Platformy, w tym Klient i członek zespołu Studia.
Konto Fitro: osobiste konto Użytkownika, które pozwala logować się do Platformy. Jedno Konto Fitro może służyć do korzystania z wielu Studiów jako Klient, a także do pracy w Studiu jako członek jego zespołu.
Konto Studia: ustawienia, dane i panel przypisane do jednego Studia, do których dostęp mają członkowie jego zespołu.
Regulamin Studia: regulamin i polityka prywatności Studia, które określają zasady sprzedaży i korzystania z usług tego Studia.
Katalog: lista Studiów prezentowana w aplikacji Fitro, w której Klient może znaleźć Studio.
Cennik: stawki opłat dla Studiów, opublikowane na stronie Cennik, stanowiące część Regulaminu.
Opłata za nieobecność: opłata, którą Studio może naliczyć Klientowi przy oznaczeniu go jako nieobecnego na zajęciach.

2. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady korzystania z Platformy i usług świadczonych drogą elektroniczną przez Fitro. Rozdziały 1–4 i 15–19 dotyczą wszystkich Użytkowników, rozdziały 5–9 dotyczą Klientów, a rozdziały 10–14 dotyczą Studiów.

Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy i można go zapisać lub wydrukować. Umowa o korzystanie z Platformy zostaje zawarta z chwilą założenia Konta Fitro albo Konta Studia i akceptacji Regulaminu.

Postanowienia Regulaminu nie ograniczają praw, które bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają konsumentom oraz przedsiębiorcom zawierającym umowę niezwiązaną bezpośrednio z ich działalnością zawodową.

3. Rola Fitro

Fitro dostarcza Platformę, za pomocą której Studia prowadzą zapisy, sprzedaż i komunikację z Klientami. Fitro nie prowadzi zajęć i nie sprzedaje usług Studiów.

Umowa dotycząca zajęć, karnetów, umów, wydarzeń i innych usług Studia jest zawierana wyłącznie pomiędzy Klientem a Studiem, na zasadach Regulaminu Studia. Fitro nie jest stroną tej umowy.
Każde Studio działa w Platformie jako przedsiębiorca. Ceny, zasady anulowania, zasady zwrotów i Opłaty za nieobecność ustala Studio.
Reklamacje dotyczące zajęć i usług Studia Klient kieruje do Studia. Reklamacje dotyczące działania Platformy można kierować do Fitro (rozdział 16).

4. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo

urządzenie z dostępem do internetu i aktualną przeglądarką albo aktualną wersją aplikacji Fitro;
aktywny adres e-mail;
włączona obsługa JavaScript i plików cookies niezbędnych do logowania i działania Platformy;
ochrona danych logowania i niepodawanie ich innym osobom.

Korzystanie z usług internetowych wiąże się z typowymi zagrożeniami, takimi jak phishing, złośliwe oprogramowanie lub przejęcie konta. Zalecamy włączenie weryfikacji dwuetapowej, jeśli jest dostępna.

Zabronione jest korzystanie z Platformy w sposób sprzeczny z prawem, Regulaminem lub bezpieczeństwem systemu oraz dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.

5. Konto Fitro

Konto Fitro jest bezpłatne. Można je założyć za pomocą adresu e-mail i hasła albo przez konto Google, Facebook lub Apple, jeśli dana metoda jest dostępna na urządzeniu.
Użytkownik podaje prawdziwe i aktualne dane oraz może mieć tylko jedno Konto Fitro.
Osoba niepełnoletnia może korzystać z Konta Fitro tylko za zgodą przedstawiciela ustawowego.
Umowa o prowadzenie Konta Fitro jest zawierana na czas nieokreślony. Użytkownik może ją rozwiązać w każdej chwili, usuwając konto (rozdział 9).

6. Korzystanie ze Studiów

Klient dołącza do Studia, gdy po raz pierwszy korzysta z jego strony lub wybiera „Dołącz” w aplikacji. Zapis lub zakup w Studiu wymaga akceptacji aktualnego Regulaminu Studia.
Studio widzi dane profilu Klienta oraz jego zapisy, karnety i płatności w tym Studiu. Inne Studia nie widzą tej historii, chyba że wymaga tego funkcja, z której Klient korzysta, np. karnet honorowany przez kilka Studiów.
W aplikacji Klient widzi swoje zapisy, karnety i płatności ze wszystkich Studiów w jednym miejscu.
Klient może opuścić Studio w aplikacji, jeśli nie ma w nim otwartych zobowiązań, np. aktywnego karnetu lub umowy, nieopłaconej płatności lub raty, nieopłaconej Opłaty za nieobecność albo zwrotu w toku. Aplikacja pokazuje, co trzeba zakończyć przed wyjściem. Przy wyjściu system anuluje przyszłe rezerwacje, które można jeszcze anulować według zasad Studia, wpisy na listy rezerwowe, rezerwacje cykliczne i nowe wnioski o umowę; rezerwacja, której nie można już anulować, blokuje wyjście do czasu zajęć. Anulowane rezerwacje rozlicza się jak przy zwykłym anulowaniu. Studio może zablokować Klientowi dostęp do swoich usług zgodnie z Regulaminem Studia.
Oferty wymagające płatności online można kupić także bez Konta Fitro, podając dane kontaktowe. Rezerwacją zarządza się wtedy przez link wysłany e-mailem.

7. Katalog Studiów

W Katalogu są widoczne tylko Studia, które zostały w nim opublikowane. Samo korzystanie z Fitro przez Studio nie oznacza publikacji.

Kolejność wyników zależy od dopasowania do wyszukiwanej frazy, odległości od Klienta, jeśli udostępnił lokalizację, oraz najbliższego dostępnego terminu. Studia nie płacą za pozycję w Katalogu, a Fitro nie publikuje ocen ani opinii o Studiach.

8. Płatności, Opłaty za nieobecność i komunikacja

Płatności online Klient wnosi na rzecz Studia za pośrednictwem operatora płatności Tpay. Zwroty odbywają się na zasadach Regulaminu Studia.
Studio może naliczyć Opłatę za nieobecność. Do czasu jej opłacenia Studio może zablokować Klientowi samodzielne zapisy, a po upływie wskazanego przez Studio czasu system może anulować wszystkie przyszłe rezerwacje Klienta w tym Studiu.
Klient otrzymuje wiadomości e-mail, SMS i powiadomienia w aplikacji dotyczące jego zapisów, płatności i zmian w zajęciach. Powiadomienia w aplikacji można wyłączyć w jej ustawieniach.
Wiadomości marketingowe Studia są wysyłane tylko za zgodą udzieloną temu Studiu. Wiadomości marketingowe Fitro są wysyłane tylko za odrębną zgodą. Każdą zgodę można w dowolnej chwili wycofać w profilu.

9. Usunięcie Konta Fitro

Konto Fitro można usunąć w aplikacji na telefon albo prosząc o to na adres [email protected].
Przed usunięciem konta trzeba zakończyć lub rozliczyć otwarte zobowiązania wobec Studiów, np. karnety, umowy, płatności, raty i zwroty. Aplikacja pokazuje, co trzeba zakończyć. Przyszłe rezerwacje, wpisy na listy rezerwowe, rezerwacje cykliczne i nowe wnioski o umowę system anuluje tak jak przy opuszczeniu Studia.
Po usunięciu konta Fitro usuwa dane kontaktowe i profil. Studia mogą zachować historię zapisów i płatności w zakresie wymaganym przez prawo, np. przepisy podatkowe i rachunkowe.
Kopię swoich danych można otrzymać na prośbę wysłaną na adres [email protected].

10. Konto Studia

Konto Studia zakłada osoba uprawniona do działania w imieniu Studia.
W Studiu są dwie role: Administrator, który zarządza ustawieniami, rozliczeniami i dostępem zespołu, oraz Pracownik. Studio odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępu oraz za działania członków swojego zespołu.
Członkowie zespołu logują się własnym Kontem Fitro. Dostępność logowania przez Google lub Facebook zależy też od tych dostawców.

11. Zakres usług dla Studia

Fitro udostępnia Studiu Platformę, w szczególności:

grafik zajęć, wydarzeń i usług indywidualnych, zapisy, listę rezerwową i stałe rezerwacje;
karnety open, karnety na wejścia, wejścia jednorazowe, karnety benefitowe i umowy płatne w ratach;
płatności online i gotówkowe, zwroty oraz Opłaty za nieobecność;
wiadomości e-mail i SMS oraz powiadomienia w aplikacji Klienta;
publiczną stronę Studia, widget zapisów i aplikację Fitro dla Klientów;
raporty i eksport danych do plików CSV;
zarządzanie zespołem, instruktorami i lokalizacjami;
wzory regulaminu i polityki prywatności Studia.

Część funkcji Studio włącza w ustawieniach. Zakres funkcji może zależeć od integracji i dostawców zewnętrznych. O publikacji Studia w Katalogu decyduje Fitro na wniosek Studia.

12. Obowiązki Studia

Studio odpowiada w szczególności za:

legalność danych i treści wprowadzanych do Platformy;
treść Regulaminu Studia. Wzory udostępnione przez Fitro są pomocą i Studio powinno je dostosować do swojej działalności;
własne ceny, zasady anulowania, zwrotów i Opłat za nieobecność oraz ich zgodność z prawem;
posiadanie zgód i podstaw prawnych do wysyłki wiadomości, w tym marketingowych, do swoich Klientów;
wystawianie Klientom dokumentów sprzedaży i rozliczenia podatkowe ze swoich usług.

13. Opłaty

Studio płaci za korzystanie z Platformy według stawek z Cennika i zasad opisanych w tym rozdziale.
Opłaty są naliczane osobno dla każdego Studia. Próg bezpłatny, maksymalna opłata, pakiet SMS i promocje dotyczą jednego Studia. Przedsiębiorca prowadzący kilka Studiów płaci za każde z nich osobno, a Klient korzystający z kilku Studiów jest liczony w każdym z nich.
Okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy. Po jego zakończeniu Fitro wystawia fakturę za rzeczywiste użycie. Ceny są cenami netto, do których dolicza się VAT. Termin płatności jest wskazany na fakturze.
Fitro może prowadzić promocje, np. bezpłatny okres na start. Warunki promocji są podane na stronie internetowej Fitro. Promocja obowiązuje do odwołania, a jej odwołanie nie dotyczy Studiów, które już z niej korzystają.
Aktywny klient to osoba, która ma co najmniej jeden potwierdzony zapis na zajęcia odbywające się w danym miesiącu w danym Studiu. Jest liczona raz w miesiącu, także jeśli zapis został później anulowany albo osoba nie przyszła.
Do progu aktywnych klientów wskazanego w Cenniku opłata wynosi 0 zł. Po jego przekroczeniu Studio płaci stawkę z Cennika za każdego aktywnego klienta, także za klientów mieszczących się w progu. Maksymalna opłata z Cennika dotyczy opłaty za aktywnych klientów. SMS-y ponad pakiet i usługi dodatkowe są doliczane osobno.
W ramach promocji „Pierwsze 30 dni za darmo” Studio nie płaci za aktywnych klientów od dnia założenia Konta Studia do końca następnego miesiąca kalendarzowego, czyli co najmniej przez 30 dni. Promocja nie obejmuje SMS-ów ponad pakiet, usług dodatkowych ani prowizji od płatności online.
Pakiet SMS jest liczony w pojedynczych SMS-ach. Dłuższe wiadomości są dzielone na kilka SMS-ów. Wiadomości e-mail są bez opłat.
Usługi dodatkowe, np. własna nazwa nadawcy SMS, Fitro uruchamia na prośbę Studia po podaniu ceny. Opłata obejmuje każdy miesiąc, w którym usługa była aktywna.
Płatności online Klientów obsługuje Tpay na podstawie umowy zawieranej przez Studio z Tpay. Tpay przekazuje środki bezpośrednio Studiu i pobiera prowizję wskazaną w Cenniku, której część stanowi wynagrodzenie Fitro. Fitro nie pobiera prowizji od płatności gotówkowych.
Nowe Studio korzysta z Cennika obowiązującego w dniu założenia Konta Studia. O zmianie Cennika Fitro informuje Studio e-mailem co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie. Studio, które nie akceptuje zmiany, może przed tym dniem zakończyć korzystanie z Platformy.
Indywidualne warunki uzgodnione ze Studiem mają pierwszeństwo przed Cennikiem.

14. Przetwarzanie danych Klientów Studia

W zakresie danych Klientów związanych z relacją ze Studiem (zapisy, obecności, karnety, umowy, płatności, Opłaty za nieobecność, zgody i wiadomości) administratorem jest Studio, a Fitro przetwarza te dane w imieniu Studia. Ten rozdział stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych w rozumieniu art. 28 RODO.

Przedmiot i cel: świadczenie usług Platformy opisanych w Regulaminie, przez czas korzystania z Platformy przez Studio.
Kategorie osób i danych: Klienci, instruktorzy i członkowie zespołu Studia; dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o zapisach, obecnościach, karnetach, umowach, płatnościach i zgodach oraz inne dane wprowadzone przez Studio.
Fitro przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Studia, którym są Regulamin oraz ustawienia i działania Studia w Platformie, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa.
Fitro zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
Fitro stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO.
Studio udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych na stronie RODO. O planowanej zmianie Fitro informuje Studio z wyprzedzeniem, a Studio może wnieść sprzeciw.
Fitro pomaga Studiu w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu obowiązków z art. 32–36 RODO.
Fitro zgłasza Studiu naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki po jego stwierdzeniu.
Po zakończeniu korzystania z Platformy Fitro na wniosek Studia przekazuje mu eksport danych, a następnie usuwa dane, chyba że prawo wymaga ich dalszego przechowywania.
Fitro udostępnia Studiu informacje niezbędne do wykazania spełnienia tych obowiązków i umożliwia audyt po wcześniejszym uzgodnieniu terminu.

Dane Konta Fitro (profil globalny, ustawienia aplikacji, zgoda marketingowa Fitro) Fitro przetwarza jako administrator, zgodnie z Polityką prywatności.

15. Dostępność i rozwój Platformy

Fitro dba o stabilność i bezpieczeństwo Platformy, ale nie gwarantuje jej nieprzerwanej dostępności. Mogą wystąpić przerwy wynikające z prac serwisowych, wdrożeń, awarii lub działań dostawców zewnętrznych.

Fitro może rozwijać i zmieniać funkcje Platformy, jeżeli nie narusza to istoty świadczonych usług.

16. Reklamacje

Reklamacje dotyczące działania Platformy można zgłaszać na adres [email protected]. Zgłoszenie powinno zawierać dane kontaktowe, opis problemu i datę jego wystąpienia, a w przypadku Studia także jego nazwę.

Fitro odpowiada na reklamację w ciągu 14 dni. Konsument może skorzystać z pomocy powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów albo organizacji konsumenckich.

17. Odpowiedzialność

Fitro nie odpowiada w szczególności za:

usługi Studiów, ich jakość, ceny i zasady oraz rozliczenia pomiędzy Studiem a Klientem;
błędne dane lub ustawienia wprowadzone przez Studio albo Klienta;
działania osób, które uzyskały dostęp do konta z powodu nieochronienia danych logowania przez Użytkownika;
przerwy lub błędy po stronie operatorów płatności, dostawców e-mail, SMS, logowania, hostingu i internetu;
biznesowe skutki korzystania z Platformy, takie jak sprzedaż czy frekwencja w Studiu;
siłę wyższą.

Łączna odpowiedzialność Fitro wobec Studia jest ograniczona do opłat zapłaconych przez Studio za ostatnie 12 miesięcy i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności wobec konsumentów.

18. Zawieszenie i zakończenie korzystania

Studio może w każdej chwili zakończyć korzystanie z Platformy, pisząc na adres [email protected]. Opłaty należą się za miesiące, w których Studio korzystało z Platformy.
Fitro może rozwiązać umowę z 30-dniowym wypowiedzeniem, a bez wypowiedzenia w razie rażącego naruszenia Regulaminu lub prawa.
Fitro może ograniczyć lub zawiesić dostęp do Platformy, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom, wykonania obowiązku prawnego, w razie naruszenia Regulaminu albo po analizie zaległości w płatnościach. Zawieszone Studio nie jest widoczne publicznie i nie może prowadzić nowych zapisów ani sprzedaży. W tym czasie Administrator może skontaktować się z Fitro, np. w sprawie eksportu danych.
Po zakończeniu współpracy dane są przechowywane przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi reklamacji, obrony roszczeń i wykonania obowiązków prawnych.

19. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

Fitro może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany prawa, zakresu usług, modelu rozliczeń lub wymogów bezpieczeństwa. O zmianie Fitro informuje Użytkowników e-mailem lub w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, a w przypadku zmiany Cennika co najmniej 30 dni. Użytkownik, który nie akceptuje zmiany, może przed tym dniem rozwiązać umowę.

W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie. Spory ze Studiami rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Fitro. Spory z konsumentami rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.