RODO

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w zakresie, w którym Fitro działa jako administrator, jest Fitro sp. z o.o., ul. Jacka Malczewskiego 90/4, 80-107 Gdańsk, KRS: 0001263240, NIP: 5833577737, REGON: 545575840. Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

2. Kiedy Fitro działa jako administrator danych

Fitro działa jako administrator danych m.in. wtedy, gdy przetwarza dane:

• osób odwiedzających landing page i wysyłających formularze „Kontakt” lub „Umów prezentację”;
• właścicieli Studiów i członków zespołu zakładających konto lub korzystających z panelu;
• klientów Studiów korzystających z Konta Fitro: profil, logowanie, ustawienia powiadomień w aplikacji i zgoda na wiadomości marketingowe od Fitro;
• osób, których dane są potrzebne do rozliczeń, płatności, faktur, pakietów SMS i obsługi wsparcia;
• osób kontaktujących się z Fitro w sprawach handlowych, technicznych, reklamacyjnych lub prawnych.

3. Kiedy Fitro działa jako podmiot przetwarzający

Jeżeli Studio korzysta z Fitro do prowadzenia swojej działalności, Fitro przetwarza w jego imieniu dane klientów Studia i dane operacyjne wprowadzane do Platformy, w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe klientów;
• historię rezerwacji, obecności, nieobecności, karnetów i wejść;
• informacje o płatnościach, benefitach, opłatach za nieobecność i rozliczeniach;
• treść komunikacji operacyjnej wysyłanej z systemu, w tym e-mail i SMS.

W tym zakresie administratorem danych pozostaje Studio. Fitro zapewnia narzędzie i środki techniczne potrzebne do działania usługi.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania przez Fitro jako administratora

• obsługa formularzy, demo i kontaktu handlowego: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
• założenie konta, logowanie i świadczenie usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• prowadzenie Konta Fitro klienta i powiadomienia w aplikacji: art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• układanie Katalogu Studiów według odległości: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na dostęp do lokalizacji);
• obsługa rozliczeń, płatności, faktur, abonamentu i SMS-ów: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
• bezpieczeństwo, ochrona przed spamem i nadużyciami, logi i obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• komunikacja marketingowa: na podstawie odpowiedniej zgody lub innej właściwej podstawy prawnej.

5. Odbiorcy danych i dalsze powierzenie

Przy świadczeniu usług korzystamy z podmiotów wspierających działanie Fitro. Na dzień ostatniej aktualizacji należą do nich w szczególności:

• Clerk, w zakresie logowania i autoryzacji;
• Tpay, w zakresie obsługi płatności online;
• Brevo, w zakresie wiadomości e-mail;
• SMSPlanet, w zakresie wiadomości SMS;
• Expo, w zakresie powiadomień w aplikacji mobilnej;
• dostawcy infrastruktury, hostingu, monitoringu, kopii zapasowych, księgowości i wsparcia prawnego.

6. Transfer danych poza EOG

Część dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym:

• Clerk: USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework oraz standardowych klauzul umownych;
• Brevo: serwery w UE, dostęp podwykonawców z USA i Indii na podstawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych;
• Expo: USA, na podstawie EU-US Data Privacy Framework.

Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres podany w sekcji kontaktowej.

7. Okres przechowywania danych

• dane leadów i korespondencji: przez czas potrzebny do obsługi sprawy oraz przez okres obrony roszczeń;
• dane Konta Fitro klienta: do usunięcia konta; po usunięciu zostaje nieodwracalnie zakodowany znacznik, który zapobiega połączeniu nowego konta z historią usuniętego, oraz zapis o przebiegu usunięcia, przechowywany przez okres przedawnienia roszczeń jako dowód wykonania żądania;
• dane kont i rozliczeń: przez czas współpracy i dalej przez okres wymagany przepisami oraz potrzebny do rozliczeń;
• dane techniczne i bezpieczeństwa: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem i diagnostyką;
• dane przetwarzane dla Studia: zgodnie z czasem trwania współpracy i instrukcjami administratora, czyli Studia.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, jeżeli pozwalają na to przepisy;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
• wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Jak realizować swoje prawa

Jeżeli Fitro jest administratorem Twoich danych, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected].

Jeżeli masz Konto Fitro, możesz w aplikacji Fitro na telefon pobrać kopię swoich danych, usunąć konto, wycofać zgodę marketingową Fitro i wyłączyć powiadomienia. Szczegóły opisujemy w rozdziale 11 Polityki prywatności.

Jeżeli Twoje dane są w systemie dlatego, że korzystasz z oferty konkretnego Studia, podstawowy wniosek o dostęp, poprawienie albo usunięcie danych powinieneś skierować najpierw do tego Studia jako administratora danych.

10. Zautomatyzowane działania w systemie

Fitro nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały wyłącznie po stronie Fitro jako administratora. Możemy natomiast stosować techniczne mechanizmy bezpieczeństwa, ograniczania nadużyć i filtrowania spamu.

W ramach funkcji Platformy Studio może samodzielnie konfigurować określone automatyczne działania wobec swoich klientów, na przykład blokadę kolejnych zapisów po nierozliczonej opłacie za nieobecność. W takim zakresie decyzje biznesowe należą do Studia jako administratora danych.