KSeF w studiu fitness, pilates i jogi: co musisz zrobić do końca 2026

Stan na: 1 października 2026.

Od razu uczciwie: nie jestem księgowym. To przegląd aktualnych informacji z ministerstwa, a nie porada podatkowa, więc swoją sytuację zawsze skonsultuj z księgową albo księgowym.

Przychodzi mail z hurtowni z PDF-em faktury za nowe maty. Przekazujesz go księgowej, jak zawsze. Tyle że od lutego ten PDF może być już tylko podglądem. Jeśli dostawca wystawia faktury w KSeF, prawdziwa faktura leży w systemie ministerstwa. Za datę jej otrzymania uznaje się dzień nadania numeru KSeF (wyjaśnienia MF).

Budujemy system do zapisów dla studiów i w rozmowach z właścicielami i właścicielkami studiów słyszymy dwie skrajności. Jedni uznali, że KSeF ich nie dotyczy, bo sprzedają karnety osobom prywatnym. Inni boją się, że od stycznia każdy paragon trzeba będzie wysyłać do skarbówki. Obie grupy się mylą, a całość da się uporządkować w jedno popołudnie.

Karnety dla osób prywatnych zostają poza KSeF

Faktury dla osób prywatnych nie muszą przechodzić przez KSeF. Ministerstwo pisze to wprost w najczęstszych pytaniach. To stałe wyłączenie, a nie okres przejściowy.

Paragony też nie trafiają do KSeF, bo system obejmuje wyłącznie faktury. Kasa fiskalna działa na dotychczasowych zasadach. Gdy osoba prywatna prosi o fakturę na siebie, możesz dać jej papier albo PDF.

Jeśli sprzedajesz tylko osobom prywatnym i nie wystawiasz faktur firmom, po stronie sprzedaży KSeF Cię nie dotyczy. Dotyczy Cię za to po stronie zakupów. O tym za chwilę.

Faktura dla firmy wymaga KSeF, także przy zwolnieniu z VAT

W studiu faktura dla firmy pojawia się częściej, niż się wydaje:

• firma kupuje karnety dla pracowników,
• ktoś kupuje karnet prywatnie, a potem prosi o fakturę na swoją działalność,
• rozliczasz się z operatorem kart sportowych i wystawiasz mu fakturę. Sprawdź w umowie z operatorem, kto i jak wystawia dokument.

W praktyce pomaga prosty test. Jeśli kupujący podaje NIP i chce fakturę na firmę, to faktura B2B, czyli sprawa dla KSeF.

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Ministerstwo potwierdza, że obowiązek obejmuje podatników zwolnionych podmiotowo i przedmiotowo. Od 2026 r. limit zwolnienia podmiotowego wynosi 240 tys. zł. To jednak osobna sprawa: limit decyduje, czy doliczasz VAT, a nie, gdzie wystawiasz fakturę.

Do końca 2026 r. działa wyjątek 10 000 zł

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje wszystkich. Do 31 grudnia 2026 r. działa jednak wyjątek 10 000 zł. Jeśli łączna wartość brutto faktur wystawionych w danym miesiącu nie przekracza tej kwoty, możesz wystawiać je poza KSeF.

Do limitu liczą się tylko faktury objęte obowiązkiem KSeF, czyli te dla firm. Nie wliczasz paragonów, faktur dla osób prywatnych, faktur z kasy ani paragonów z NIP do 450 zł.

Przykład liczbowy. Firma kupuje dla zespołu dziesięć karnetów po 300 zł brutto, czyli 3000 zł na jednej fakturze. W tym samym miesiącu wystawiasz jeszcze kilka faktur klientom na ich działalność. Dopóki suma faktur dla firm nie przekroczy 10 000 zł, możesz zostać przy dotychczasowym sposobie. Sprzedaż karnetów osobom prywatnym w ogóle tu nie wchodzi.

Limit przekraczasz raz. Faktura, którą przekroczysz próg, i wszystkie kolejne idą już przez KSeF. Do papieru nie wracasz nawet w spokojniejszym miesiącu.

Jest jeszcze faktura do paragonu. Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną, a fakturę z kasy fiskalnej można wystawić poza KSeF (zakres obowiązku).

Od 1 stycznia 2027 r. każda faktura dla firmy idzie przez KSeF

Wyjątek 10 000 zł wygasa. Faktur z kasy już się nie wystawia, a paragon z NIP przestaje być fakturą. Firma, która chce fakturę za karnet, dostanie ją tylko z KSeF (informacje dla JDG i MŚP).

Jeśli sprzedajesz na miejscu z kasą fiskalną, zostaje stara zasada: fakturę do paragonu dla firmy wystawisz tylko wtedy, gdy na paragonie jest NIP nabywcy (KAS). Najprościej powiesić przy kasie albo dodać do opisu karnetu jedno zdanie, na przykład:

Potrzebujesz faktury na firmę? Podaj NIP przed zakupem, bo po zakupie nie dopiszemy go do paragonu.

Ustawa przewiduje też, że od 2027 r. w przelewach za niektóre faktury z KSeF podaje się ich numer KSeF (art. 108g w Dz.U. 2025 poz. 1203). Nie sprawdziliśmy dokładnie, których płatności to dotyczy, więc ten punkt omów z księgową.

Jeśli dziś faktury dla firm robisz w edytorze tekstu albo z kasy, następną z nich wystaw już w KSeF. W 2026 r. za błędy nie ma kar, więc to najtańszy moment na naukę. Przy okazji ustal z biurem, kto wystawia faktury dla firm i w jakim narzędziu. Lepiej zdecydować to w październiku niż w pierwszym tygodniu stycznia, gdy ktoś poprosi o fakturę za karnet noworoczny.

Faktury od dostawców odbierasz w KSeF od lutego

Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich od 1 lutego 2026 r. Nie ma znaczenia wielkość firmy ani to, czy korzystasz z wyjątku 10 000 zł. Czynsz, sprzęt, sprzątanie, reklama: wiele z tych faktur już leży w systemie.

Trzy rzeczy, które zaskakują najczęściej:

• KSeF nie wysyła powiadomień o nowych fakturach. Trzeba zaglądać samemu albo zlecić to biuru.
• Nie akceptujesz faktur. Faktura jest doręczona, gdy dostaje numer KSeF.
• W 2026 r. część dostawców nadal legalnie wysyła PDF-y. Nie musisz sprawdzać, czy powinni byli użyć KSeF.

W praktyce wystarczy ustalić jedną rzecz: kto i jak często zagląda do KSeF po faktury kosztowe. Jeśli robi to biuro, zapytaj, czy pobiera je samo, czy dalej czeka na Twoje maile. Jeśli Ty, wpisz sobie stały termin w kalendarz, na przykład co poniedziałek.

Księgowa nie zobaczy faktur, dopóki nie nadasz jej uprawnień

Dostęp biura nie włącza się sam. Jako JDG logujesz się do Aplikacji Podatnika KSeF Profilem Zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym, a od 1 kwietnia 2026 r. także mObywatelem. Potem wybierasz Uprawnienia, Nadaj uprawnienie i opcję dla podmiotu do wystawiania i przeglądania faktur. Wpisujesz NIP biura, a biuro samo rozdziela dostęp pracownikom (najczęstsze pytania).

W spółce z o.o. pierwsze uprawnienia wymagają podpisu albo pieczęci kwalifikowanej lub zawiadomienia ZAW-FA. Tu najlepiej od razu poprosić biuro o instrukcję.

Efekt jest odczuwalny. Biuro samo pobiera faktury kosztowe, a Ty nie przesyłasz PDF-ów co miesiąc. Za wystawienie faktur sprzedażowych nadal odpowiadasz Ty.

Darmowe narzędzia ministerstwa wystarczą małemu studiu

Do KSeF nie musisz kupować programu. Ministerstwo daje bezpłatne narzędzia:

• Aplikację Podatnika KSeF w przeglądarce do wystawiania i odbierania faktur oraz nadawania uprawnień,
• Aplikację Mobilną KSeF, dostępną od 1 lutego 2026 r.,
• e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Wystawia i odbiera faktury w KSeF, a odebrane przenosi od razu do ewidencji VAT.

Program do faktur albo system księgowy z obsługą KSeF też zadziała. Programy łączą się z KSeF tokenem albo certyfikatem. Tokeny miały wygasnąć z końcem 2026 r., ale ministerstwo zostawia je bezterminowo.

Gdy KSeF nie działa, faktura i tak powstaje

Tryby awaryjne w skrócie (informacje dla JDG i MŚP):

• offline24: wystawiasz fakturę bez połączenia i wysyłasz ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego,
• niedostępność KSeF: wysyłasz fakturę następnego dnia roboczego po przywróceniu systemu,
• awaria ogłoszona przez ministerstwo: masz 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Aplikacja Podatnika KSeF działa tylko online. Tryb offline wymaga programu, który go obsługuje.

Kary: ustawa mówi 2027, ministerstwo zapowiada 2028

Za niewystawienie faktury w KSeF mimo obowiązku grozi kara do 100% VAT z faktury. Przy fakturze bez VAT, typowej przy zwolnieniu, do 18,7% kwoty należności (najczęstsze pytania).

Według obowiązującej ustawy kary startują 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. ministerstwo zapowiedziało przesunięcie kar do końca 2027 r. To na razie projekt, a nie obowiązujące prawo.

Dwie rzeczy zostają bez zmian. Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje bez wyjątków. W tym samym komunikacie ministerstwo zapowiada, że skarbówka w 2027 r. przyjrzy się fakturom wystawionym poza systemem. Brak kary nie oznacza braku obowiązku.

Mity i fakty o KSeF w małym studiu

• „Mam zwolnienie z VAT, więc KSeF mnie nie dotyczy”. Dotyczy, gdy wystawiasz faktury firmom. Odbieranie faktur dotyczy wszystkich.
• „Paragony też pójdą do KSeF”. Nie pójdą. KSeF obejmuje tylko faktury.
• „Fakturę dla osoby prywatnej muszę wystawić w KSeF”. Nie musisz. Papier albo PDF są w porządku.
• „Do limitu 10 000 zł liczy się cały obrót studia”. Liczą się tylko faktury dla firm.
• „Księgowa ma dostęp automatycznie”. Nie ma, dopóki nie nadasz jej uprawnień.
• „Trzeba kupić program”. Nie trzeba. Narzędzia ministerstwa są bezpłatne.
• „Paragon z NIP zawsze wystarczy firmie”. Tylko do 31 grudnia 2026 r. i tylko do 450 zł.