System rezerwacji dla studia pilates: na co zwrócić uwagę przy reformerach

Wtorek, 9:40. Ktoś odwołuje wieczorny reformer, a na Instagramie trzy osoby pytały wczoraj o wolne miejsce. Zanim znajdziesz ich wiadomości i napiszesz do pierwszej, prowadzisz już poranne zajęcia. O 18:00 jedna maszyna stoi pusta.

Studia pilates, z którymi rozmawiamy, mają zwykle ten sam problem: popyt jest, ale zwolnione miejsce nie trafia do chętnych na czas. Dlatego przy wyborze systemu rezerwacji dla studia z reformerami patrzymy najpierw na to, co dzieje się z miejscem po odwołaniu, a dopiero potem na wygląd grafiku.

Czy limit miejsc odpowiada liczbie reformerów?

Tak powinno być zawsze: sześć maszyn to sześć miejsc, a siódma osoba nie może się zapisać. To podstawa, ale sprawdź, czy limit ustawisz osobno przy każdych zajęciach.

W Fitro każde zajęcia w grafiku mają własny limit. Reformer o 18:00 może mieć sześć miejsc, a mata w sali obok czternaście. Gdy miejsca się skończą, zapis się zamyka. Jedna osoba ma jeden aktywny zapis na dany termin, więc lista uczestników się nie dubluje.

Co się dzieje, gdy ktoś odwoła?

Zwolniony reformer powinien sam trafić do pierwszej osoby z listy rezerwowej, która może go zająć. Jeśli system tylko wysyła powiadomienie „zwolniło się miejsce”, wygrywa ten, kto pierwszy spojrzy w telefon, a nie ten, kto czekał najdłużej.

W Fitro listę rezerwową włączasz w Dodatkach. Gdy miejsce się zwalnia, Fitro bierze osoby w kolejności dołączenia i sprawdza, czy pierwsza ma ważny karnet na te zajęcia i nie jest zapisana na nic innego o tej porze. Jeśli tak, zapisuje ją i wysyła e-mail. Jeśli nie, bierze kolejną osobę. Jeden wygasły karnet nie blokuje kolejki.

Dwie decyzje podjęliśmy świadomie. Karnet wybiera się już przy dołączaniu do listy, bo zapis może się wydarzyć w nocy i nikt wtedy nie odpowie na pytanie „czy nadal chcesz?”. A automat działa tylko do terminu odwołań. Później nikt nie dostanie miejsca bez ostrzeżenia na godzinę przed zajęciami. Szczegóły i powody opisaliśmy w tekście o liście rezerwowej.

Czy karnet na reformer i karnet na matę działają osobno?

Powinny, bo reformer kosztuje więcej niż mata. Jeśli system ma jeden karnet „na wszystko”, klientka z tańszym karnetem zajmie droższe miejsce.

W Fitro przy każdych zajęciach wybierasz, które karnety dają wstęp. Karnet na matę nie zapisze na reformer. Pojedyncze wejście ustawiasz jako cenę przy konkretnych zajęciach, więc reformer i mata mogą kosztować inaczej także bez karnetu. Klientka wybiera dzień startu karnetu, np. od początku miesiąca, a wyjazd na urlop załatwisz, przesuwając datę ważności.

Posiadaczom kart benefitowych dajesz osobny karnet w tej samej ofercie. Działa od razu albo po Twojej akceptacji, zależnie od tego, jak rozliczasz się z operatorem karty.

Jaki termin odwołania ustawić?

Taki, żeby zwolnione miejsce zdążyło trafić do kogoś z listy rezerwowej. Przy reformerach to zwykle kilka godzin, a nie kwadrans przed zajęciami.

W Fitro przy zajęciach cyklicznych ustalasz, do ilu godzin przed startem klientka odwoła zapis sama. Domyślnie podpowiadamy 8 godzin. Odwołanie w terminie oddaje wejście na karnet albo pieniądze za płatność online. Po terminie wypisać może już tylko studio, więc o wyjątkach decydujesz Ty. Jak ułożyć te zasady, żeby klienci ich przestrzegali, pisaliśmy w tekście o nieobecnościach i późnych odwołaniach.

Co, jeśli klientka nie przyjdzie?

System powinien odróżniać nieobecność od odwołania i zostawić Tobie decyzję o opłacie. Automatyczne kary psują relacje szybciej niż pusty reformer.

W Fitro po zajęciach oznaczasz obecność przy każdym zapisie. Wejście z karnetu przy nieobecności przepada, bo miejsce było zajęte do końca. Jeśli chcesz, doliczasz opłatę za nieobecność przy konkretnej osobie, a do jej zapłaty możesz wstrzymać samodzielne zapisy klientki. Opłata wymaga włączonych płatności online.

Przypomnienie e-mail 24 godziny przed zajęciami działa od startu, a SMS-y włączasz, kiedy chcesz. To najtańszy sposób na mniej pustych maszyn.

Czy sesje 1:1 mieszczą się w tym samym systemie?

Powinny, bo instruktorka prowadzi i grupę na reformerach, i sesje indywidualne. Dwa kalendarze to podwójne rezerwacje.

W Fitro usługi indywidualne mają czas trwania, cenę i dostępność każdej prowadzącej. Klientka widzi tylko wolne godziny i rezerwuje sama, w tym samym miejscu, w którym zapisuje się na grupę.

Ile kosztuje system dla kameralnego studia?

W Fitro do 15 aktywnych klientek płacisz 0 zł, potem 3 zł netto za każdą osobę z zapisem w danym miesiącu, najwyżej 299 zł netto. Płatności online idą przez Tpay (BLIK, karta, przelew) z prowizją 1,19%, gotówka jest bez prowizji.

Wszystko, o czym tu piszemy, zebraliśmy na stronie systemu dla studia pilates. Jeśli masz klientki i karnety w innym systemie albo w arkuszu, przyślij nam plik, a my wprowadzimy dane za Ciebie. Porównanie modeli opłat znajdziesz w zestawieniu systemów rezerwacji zajęć.

Naszym zdaniem jedno pytanie mówi o systemie najwięcej: kto obsadza zwolniony reformer, gdy prowadzisz zajęcia. Jeśli odpowiedź brzmi „Ty, później”, ta maszyna będzie stała pusta częściej, niż myślisz.