Jak Fitro porządkuje Twój czas? Czyli tydzień w studiu z naszym systemem

Niedziela wieczór, a Ty układasz tydzień: kto zastępuje, które zajęcia są pełne, komu przedłużyć karnet po chorobie. W Messengerze czekają trzy pytania o wolne miejsce. Żadna z tych rzeczy nie jest trudna. Problem w tym, że jest ich dużo i wracają co tydzień.

Rozmawiamy o tym ze studiami od początku Fitro i jedno się powtarza. Czas ucieka nie na prowadzeniu zajęć, tylko na koordynacji wokół nich. W tym wpisie przejdziemy razem przez tydzień z życia osoby prowadzącej studio i pokażemy, które zadania możesz oddać systemowi.

Niedziela: grafik układasz raz, a nie co tydzień

Zajęcia cykliczne dodajesz jednym formularzem, razem z prowadzącym i liczbą miejsc, więc nie wpisujesz każdego tygodnia osobno. Gdy klient chodzi na te same zajęcia co tydzień, stały zapis działa jak jeden plan na cały tydzień, a nie kilka osobnych reguł. Przed urlopem wstrzymujesz go jednym przyciskiem.

Przy zapisie zajęć cyklicznych Fitro ostrzeże Cię, jeśli nazwa nie zgadza się z godziną, na przykład „Pilates 18:00” ustawione na 19:00. Takie pomyłki wychodzą zwykle dopiero wtedy, gdy ktoś zapisze się na złą godzinę. Kiedy stałe zapisy mają ułatwić grafik, a kiedy go blokują, opisujemy w tekście o stałych rezerwacjach.

W ciągu tygodnia klienci zapisują się sami, a Fitro pilnuje kolejki i przypomnień

Klienci zapisują się i odwołują sami, w terminie, który ustalasz. Lista uczestników odświeża się po każdej zmianie, więc nie musisz sprawdzać, kto jeszcze przyjdzie.

Przy pełnych zajęciach klient dołącza do listy rezerwowej. Gdy ktoś odwoła, Fitro sprawdza kolejkę i warunki zapisu, a Ty nie piszesz do nikogo ręcznie. Jak ustawić listę, żeby nie traciła miejsc, opisaliśmy w tekście o liście rezerwowej.

Wiadomości też zdejmujesz z siebie. Przypomnienie e-mailem wychodzi 24 godziny przed zajęciami do osób zapisanych na dany termin. SMS jest opcjonalny. Jeśli na zajęcia zapisze się za mało osób, Fitro odwołuje je i powiadamia zapisanych, więc nikt nie przychodzi pod zamknięte drzwi.

Klient może dodać zajęcia do kalendarza Google albo innego kalendarza w telefonie, więc część pytań „o której to było?” w ogóle do Ciebie nie dotrze.

Gdy w tygodniu coś się zmienia: jedna operacja zamiast trzydziestu

Remont sali, choroba instruktorki, tydzień ferii. Dawniej każdą taką przerwę wyrównywało się ręcznie, karnet po karnecie. Teraz w Więcej → Automatyzacja → Masowe operacje dodajesz wejścia albo przedłużasz ważność aktywnych karnetów wszystkim klientom lub wybranym osobom. Przed zatwierdzeniem widzisz każdy karnet przed zmianą i po niej, a w historii zostaje ślad.

Do wszystkich klientów albo do wybranej grupy możesz też wysłać e-mail albo SMS, na przykład o odwołanych zajęciach czy nowym terminie. Więcej o tym, jak działają wiadomości i przypomnienia, jest na stronie funkcji.

Koniec tygodnia: kwadrans z raportami

Na koniec tygodnia warto poświęcić kwadrans na dwa raporty w Więcej → Raporty. Każdy odpowiada na jedno pytanie.

Frekwencja pokazuje, które zajęcia się zapełniają, a które od tygodni stoją puste. Obłożenie widzisz według dnia i godziny, więc łatwo zauważyć godziny, które warto zmienić albo zamknąć.

Retencja pokazuje, kto przestaje przychodzić. W zakładce „Zagrożeni odejściem” znajdziesz osoby, które nie były na zajęciach od co najmniej 60 dni i nie mają zapisu na przyszłość. To lista klientów, do których warto napisać, zanim odejdą na dobre.

Jak napisać do takiej osoby i po ilu dniach bez wizyty to zrobić, opisujemy w tekście klient przestał przychodzić. A jeśli chcesz wiedzieć, o której godzinie i z jakim wyprzedzeniem klienci zapisują się na zajęcia, zajrzyj do tekstu o tym, kiedy klienci zapisują się na zajęcia.

Jak sprawdzić, ile czasu to Ci oszczędzi

Nie obiecujemy konkretnej liczby godzin, bo każde studio zaczyna z innego miejsca. Możesz za to policzyć to sama albo sam. Przez jeden tydzień zapisuj, ile wiadomości dotyczy wolnych miejsc, odwołań, przypomnień i płatności oraz ile czasu zajmuje Ci wyrównywanie karnetów i sprawdzanie list. Po miesiącu pracy w Fitro zrób to samo.

Jeśli wyjdzie, że część tych zadań wciąż robisz ręcznie, napisz do nas. Na takich uwagach opieramy kolejne zmiany w systemie.