Stałe rezerwacje: kiedy pomagają studiu, a kiedy blokują grafik

Każde studio ma osoby, które od miesięcy przychodzą w ten sam wtorek o tej samej godzinie. Co tydzień zapisują się od nowa i co tydzień trochę się stresują, czy zdążą przed innymi. Stała rezerwacja zdejmuje z nich ten stres. Miejsce jest ich, dopóki same albo studio nie postanowią inaczej.

Kiedy budowaliśmy Fitro, myśleliśmy, że najważniejsze będą nieobecności. Okazało się, że ważniejsze są właśnie stałe miejsca. Pisaliśmy o tym, dlaczego budujemy Fitro. Stałe rezerwacje były też jedną z dwóch rzeczy, które zjadły nam najwięcej pracy. Na papierze to jedna linijka. W praktyce za każdym tygodniem kryje się kilka pytań: co, jeśli grupa jest pełna, karnet się skończył albo klient wyjeżdża.

Gdzie stałe rezerwacje naprawdę pomagają

Najbardziej w małych grupach, w których liczy się każde miejsce, jak reformery, pole dance albo zajęcia indywidualne. Klient ma pewność, że przyjdzie, a studio wie z wyprzedzeniem, ile osób będzie na sali.

Pomagają też w regularności. Kto ma stałe miejsce, nie musi o nic zabiegać. Zapis jest już zrobiony, wystarczy przyjść.

A gdzie zaczynają przeszkadzać

Stała rezerwacja ma jedną wadę: zajmuje miejsce także wtedy, gdy ktoś go nie potrzebuje. Grupa, w której wszystkie miejsca są stałe, jest zamknięta dla nowych osób. Z zewnątrz wygląda na pełną, a nowa osoba trafia co najwyżej na listę rezerwową.

Naszym zdaniem w każdej grupie warto zostawić część miejsc wolnych dla zapisów na bieżąco. Nie ma jednej dobrej proporcji, ale grupa bez ani jednego wolnego miejsca przestaje przyciągać nowych klientów. Przy grupach otwartych dla nowych osób lepiej, żeby stałe zapisy nie zajmowały większości miejsc.

Jak to działa w Fitro

Stałe rezerwacje włączasz w zakładce Więcej → Dodatki. Potem w Automatyzacji tworzysz „Nowy stały zapis”. Wybierasz klienta i zajęcia grupowe albo indywidualne. Jeśli ktoś przychodzi we wtorki i czwartki, dodajesz oba terminy w jednym formularzu i powstaje jeden plan na cały tydzień.

Stały zapis ustawia studio, a nie klient. Klient widzi swoje stałe zapisy w „Moich zapisach” i oznaczenie „Stały zapis” przy każdych zajęciach. Uważamy, że to rozsądne, bo stałe miejsce to decyzja o grafiku, a ten należy do studia.

Fitro zapisuje klienta na konkretne zajęcia 40 dni przed ich terminem, tydzień po tygodniu. Przy każdym zapisie pobiera wejście z karnetu, tak jak przy zwykłym zapisie. Jeśli tak ustawisz, sam dobiera karnet, który wygasa najwcześniej. Możesz też wybrać rozliczenie na miejscu.

Najważniejsze są sytuacje, w których coś nie pasuje. Tu Fitro niczego nie zgaduje, tylko pyta studio.

• Grupa jest pełna. Fitro nie dopisuje klienta ponad limit samo. Dostajesz powiadomienie i wybierasz: zapisać ponad limit, pominąć ten termin albo spróbować później.
• Karnet się skończył. Zapis nie powstaje, a studio widzi, że trzeba sprawdzić rozliczenie. Jednym przyciskiem możesz wysłać klientowi SMS z przypomnieniem o karnecie.
• Klient nie może przyjść. Wypisuje się z pojedynczych zajęć jak zwykle, w terminie odwołania. Wejście wraca na karnet, a stały zapis zostaje. Jeśli masz włączoną listę rezerwową, zwolnione miejsce dostaje kolejna osoba.

Ustal zasady, zanim zapiszesz pierwszą osobę

Stała rezerwacja to obietnica na wiele tygodni do przodu, więc warto wiedzieć, jak się kończy. Proponujemy ustalić trzy rzeczy i zapisać je w regulaminie.

Po pierwsze, co z nieobecnościami. Fitro nie ma osobnej reguły dla stałych zapisów, więc obowiązują Twoje zwykłe zasady odwołań i nieobecności. Opisaliśmy je przy okazji tego, jak ustawić zasady odwołań. Dobrze, żeby klient ze stałym miejscem wiedział, po ilu nieobecnościach bez odwołania studio może mu to miejsce zabrać.

Po drugie, co z wakacjami i przerwami. Zapisy wstrzymasz jednym przyciskiem „Wstrzymaj zapisy”, ale zapisy już utworzone, w oknie 40 dni, zostają. Jeśli klient wyjeżdża na dwa tygodnie, wstrzymanie zatrzyma kolejne tygodnie, a z najbliższych zajęć trzeba go wypisać. Inaczej te zajęcia będą zajmować miejsce na sali i wejścia z karnetu.

Po trzecie, jak się kończy stały zapis. Zakończyć go może studio, opcjonalnie razem z wypisaniem klienta z przyszłych zajęć. Klient, który chce zrezygnować, pisze do studia. Warto to powiedzieć wprost przy zapisie, żeby nikt nie czuł się uwiązany.

Stałe miejsce to coś, za co klienci są naprawdę wdzięczni. Trzeba tylko pilnować, żeby grupa nie zamknęła się na dobre dla wszystkich innych.