Jak wybrać system zapisów dla szkoły tańca: semestry, grupy, sale i instruktorzy

Wrzesień w szkole tańca wygląda podobnie wszędzie. Arkusz z zapisami do grup, przelewy z tytułem „salsa wtorek” albo bez tytułu, kilka osób, które obiecały zapłacić w październiku. Do tego dwie sale, pięcioro instruktorów i grupa dziecięca, w której rodzice pytają o obecność syna.

Rozmawiamy ze szkołami tańca od początku pracy nad Fitro. Najczęściej słyszymy, że system rezerwacji „niby działa”, ale do semestru trzeba go naginać. Ten tekst to lista rzeczy, które warto sprawdzić przed wyborem, ułożona od najważniejszej.

Czy system sprzedaje semestr, a nie tylko wejścia?

Krótko: szkoła tańca potrzebuje kursu, czyli jednej ceny za cały semestr i miejsca na każdej lekcji grupy. Karnet miesięczny to obejście, nie rozwiązanie.

Systemy zbudowane dla klubów fitness znają karnet i pojedynczy zapis. Szkoła, która sprzedaje semestr, musi wtedy co miesiąc wydawać karnet każdemu kursantowi i pilnować, kto zapisał się na wszystkie lekcje. Kursant z kolei zapisuje się co tydzień na grupę, w której i tak ma miejsce.

Dlatego w Fitro zbudowaliśmy kursy jako osobną ofertę. Ustalasz daty semestru, dni i godziny zajęć, liczbę miejsc i cenę. Święta i ferie wykluczasz z programu, więc lekcja w Wigilię się nie pojawi. Po przyjęciu zgłoszenia kursant ma miejsce na wszystkich zajęciach kursu i niczego nie rezerwuje sam.

Gdy semestr się kończy, duplikujesz kurs jako nową edycję. Nowa edycja ma własną listę uczestników i płatności, a historia poprzedniej zostaje nietknięta.

Jak system radzi sobie z ratami?

Raty muszą mieć kwoty i terminy, które ustalasz Ty, a kursant powinien widzieć, co i kiedy płaci. Inaczej wracamy do arkusza z przelewami.

Przy kursie w Fitro ustawiasz cenę przy płatności z góry i osobny plan rat, od dwóch w górę. Kursant widzi plan rat przed zgłoszeniem, a po przyjęciu ma swój harmonogram płatności. Płaci online albo gotówką w studiu, zależnie od tego, na co pozwolisz.

Jedną decyzję podjęliśmy świadomie. Osoba, która dołącza do grupy w listopadzie, płaci raty, których termin już minął, razem w pierwszej wpłacie. Tak jest uczciwie wobec grupy, która płaci od września, a Ty nie musisz liczyć proporcji na kartce. Jeśli chcesz zrobić wyjątek, możesz umorzyć nieopłacone raty.

Czy przyjmujesz każdego, czy decydujesz o składzie grupy?

Dobry system pozwala wybrać jedno z dwóch: akceptację każdego zgłoszenia albo zapis potwierdzony zapłatą. Szkoły tańca potrzebują obu.

Do grupy początkującej możesz przyjmować każdego, kto zapłaci pierwszą ratę. Do grupy zaawansowanej, turniejowej albo do pary trzeba czasem najpierw porozmawiać. W Fitro przy każdym kursie wybierasz, czy akceptujesz zgłoszenia ręcznie, czy kursant dołącza od razu po zapłacie. Kurs ma też własny opis, regulamin i link, który wkleisz na swoją stronę albo wyślesz rodzicom.

Czy sale i instruktorzy są częścią grafiku?

Każda lekcja powinna mieć przypisaną salę i instruktora, widocznych w grafiku dla kursantów i zespołu. To wyklucza najczęstsze pytanie wrześniowe: „w której sali jest hip-hop?”.

W grafiku Fitro każde zajęcia mają limit miejsc, jednego lub kilku prowadzących i salę albo lokalizację. Recepcja widzi plan wszystkich sal w jednym miejscu. Gdy przesuwasz lekcję, zmieniasz salę albo instruktora, zapisani kursanci mogą od razu dostać e-mail o zmianie.

Instruktor otwiera listę uczestników przy swojej lekcji i oznacza obecność. Nieobecność zapisuje się osobno od odwołania. Gdy rodzic zapyta, ile razy dziecko było w październiku, odpowiedź jest w karcie kursanta, a nie w zeszycie instruktora.

Do rozliczenia zespołu przydaje się raport prowadzących: liczba zajęć, zapisanych i obecnych w wybranym okresie. O tym, jak z tych liczb ułożyć stawki, pisaliśmy w tekście o rozliczaniu instruktorów.

Co z zajęciami otwartymi, warsztatami i pokazem?

Obok kursów szkoła potrzebuje zwykłych zajęć z zapisem na pojedynczy termin. Inaczej warsztaty w lutym znów lądują w formularzu Google.

Zajęcia otwarte dodajesz w grafiku z własnym limitem miejsc. Kursanci płacą za nie wejściem z karnetu albo ceną przy zajęciach. Karnet możesz ograniczyć do wybranych stylów, więc karnet na zajęcia otwarte z salsy nie wpuści na heels. Jednorazowe warsztaty i pokaz końcowy dodajesz jako wydarzenia z limitem miejsc i płatnością online.

Część szkół nie sprzedaje semestru za jedną cenę, tylko dopisuje kursanta do cotygodniowej grupy. Do tego służą stałe rezerwacje: Fitro zapisuje kursanta na kolejne terminy i przy każdym sprawdza wolne miejsca.

Jak przenieść grupy z arkusza?

Najprościej w przerwie między semestrami: nowy semestr startuje już w nowym systemie. Wtedy nikt nie ma połowy rat w starym narzędziu i połowy w nowym.

Jeśli masz kursantów i grupy w arkuszu albo innym systemie, przyślij nam plik, a dane wprowadzimy za Ciebie i sprawdzimy je razem z Tobą. Szczegóły są na stronie o zmianie systemu.

Ile to kosztuje szkołę tańca?

W Fitro płacisz za aktywnego kursanta, czyli osobę z zapisem w danym miesiącu: do 15 osób 0 zł, potem 3 zł netto za osobę, najwyżej 299 zł netto miesięcznie. Kursant zapisany na kurs liczy się raz, niezależnie od liczby lekcji.

Szczegóły są w cenniku. Jeśli porównujesz kilka systemów, zebraliśmy je w zestawieniu systemów rezerwacji zajęć, ze źródłami. Wszystko, o czym tu piszemy, w jednym miejscu pokazuje strona systemu dla szkoły tańca.

Naszym zdaniem jedno pytanie rozstrzyga najwięcej: czy w danym systemie semestr jest jedną rzeczą, czy dwudziestoma osobnymi zapisami. Od odpowiedzi zależy, ile wieczorów we wrześniu spędzisz nad arkuszem.