Jak rozliczać instruktorów: stawka za zajęcia, za osobę czy model mieszany

Koniec miesiąca. W arkuszu są godziny wszystkich prowadzących, każda pomnożona przez tę samą stawkę. Jedna instruktorka prowadzi wieczorne grupy z kompletem i listą rezerwową. Drugi instruktor ma poranki, na które przychodzą trzy, cztery osoby. Oboje dostają tyle samo za godzinę i oboje mają poczucie, że coś tu nie gra.

Sposób rozliczania instruktorów rzadko jest świadomą decyzją. Zwykle zostaje taki, jaki był przy pierwszej osobie w zespole. A od niego zależy, kto ponosi ryzyko pustej sali: studio czy prowadzący.

Stała stawka za zajęcia: całe ryzyko po stronie studia

Najczęstszy model jest najprostszy. Instruktor dostaje ustaloną kwotę za każde poprowadzone zajęcia, niezależnie od tego, ile osób przyjdzie. Łatwo to policzyć, łatwo zaplanować i nikt nie musi sprawdzać listy obecności przed wypłatą.

Dla prowadzących to bezpieczny model, bo zarobek nie zależy od pory roku ani od godziny w grafiku. Ryzyko bierze na siebie studio. Przy pełnej sali wszystko się spina, ale przy czterech osobach stawka instruktora może zjeść większość przychodu z zajęć.

Stawka za osobę: wspólny interes, ale nie zawsze uczciwy

W drugim modelu instruktor dostaje kwotę za każdą osobę na zajęciach. Interesy studia i prowadzącego są wtedy zbieżne: im pełniejsza sala, tym lepiej dla obu stron. Instruktorzy z mocną grupą zarabiają więcej i czują, że to docenione.

Problem w tym, że na frekwencję wpływa nie tylko prowadzący. Godzinę zajęć, cenę i promocję ustala studio. Instruktor, który dostał wtorek o 7:00, zarobi mniej, choć nie zrobił nic gorzej. Przy nowej grupie, która dopiero się rozkręca, taki model zniechęca do brania trudnych godzin.

Model mieszany: podstawa i dodatek za frekwencję

Trzecia opcja łączy oba podejścia. Instruktor ma gwarantowaną podstawę za zajęcia i dodatek za każdą osobę powyżej ustalonego progu. Podstawa chroni przed słabą godziną, a dodatek nagradza pełną salę.

Policzmy to na jednym przykładzie. Wejście przynosi studiu średnio 45 zł. Porównujemy trzy umowy: 120 zł za zajęcia, 15 zł za osobę albo 80 zł podstawy i 10 zł za każdą osobę powyżej czterech.

Przy ośmiu osobach wszystkie trzy modele dają ten sam wynik, 120 zł. Różnica pojawia się na brzegach:

• 4 osoby, 180 zł przychodu: stała stawka zabiera dwie trzecie, za osobę jedną trzecią, model mieszany niecałą połowę.
• 10 osób, 450 zł przychodu: stała stawka to ok. 27% przychodu, za osobę ok. 33%, model mieszany ok. 31%.

Naszym zdaniem model mieszany jest najrozsądniejszym punktem wyjścia dla małego studia. Prowadzący nie zostaje z niczym, gdy godzina jest słaba, a studio nie dopłaca do pustej sali tyle, co przy stałej stawce. Próg i dodatek dobierz tak, żeby przy Twojej typowej frekwencji wychodziła kwota zbliżona do dotychczasowej stawki. Inaczej zmiana modelu będzie po prostu obniżką albo podwyżką.

Ustal, kto się liczy, zanim zaczniesz liczyć

Przy stawce za osobę i przy modelu mieszanym od razu pojawiają się pytania, które warto rozstrzygnąć na piśmie, zanim padną przy wypłacie:

• Czy liczą się osoby zapisane, czy obecne?
• Czy osoba, która nie przyszła bez odwołania, się liczy?
• Czy wejście z kartą sportową albo tańsze pierwsze wejście liczy się tak samo jak pełna cena?
• Co z zajęciami odwołanymi przez studio w ostatniej chwili?

My liczylibyśmy osoby obecne. To zachęca do pilnowania listy obecności, a ta przydaje się też do frekwencji i nieobecności. Ale ważniejsze od samej odpowiedzi jest to, żeby była jedna i znana zespołowi z góry.

Skąd wziąć liczby do rozliczenia

W Fitro wypłat dla instruktorów nie liczymy, ale dane do nich są w raportach. W zakładce Prowadzący widzisz dla każdej osoby z zespołu liczbę zajęć, zapisanych, obecnych, nieobecnych i średnie obłożenie w wybranym okresie. Jest tam też kolumna „Nieoznaczone”. Jeśli jest w niej dużo zajęć, rozliczenie od frekwencji będzie nierzetelne, dopóki obecności nie są oznaczane po każdych zajęciach.

Ten sam raport przyda się przy rozmowie o grafiku. Jeśli czyjeś zajęcia mają stale niskie obłożenie, warto najpierw sprawdzić godzinę i cenę, a dopiero potem prowadzącego. O tym, jak policzyć koszt jednych zajęć i ile osób musi przyjść, żeby się opłaciły, pisaliśmy przy wycenie wejścia i pakietu.

Forma umowy z instruktorem, czyli B2B, zlecenie albo etat, to osobny temat z własnymi kosztami i ryzykami. Tu zostawiamy go księgowej.

Zmianę modelu rozliczeń najlepiej wprowadzić od nowego sezonu i najpierw policzyć na danych z ostatnich trzech miesięcy. Wtedy każdy w zespole zobaczy, ile by zarobił, zanim cokolwiek podpisze. To zresztą jedyny moment, w którym arkusz kalkulacyjny jest najlepszym przyjacielem studia.