Pakiety treningów personalnych: jak je sprzedawać i rozliczać

Klient pisze w niedzielę wieczorem: „Ile mi zostało treningów?”. Sprawdzasz notatnik, potem historię przelewów, potem wiadomości z września, bo wtedy chyba był jeden trening odrobiony. Odpowiadasz w poniedziałek, nie do końca pewnie.

Trenerzy personalni, z którymi rozmawiamy, rzadko mają kłopot ze sprzedażą pierwszego pakietu. Kłopot jest z jego prowadzeniem: licznikiem, ważnością, nieobecnościami i rozliczeniem z trenerem, jeśli w studiu pracuje kilka osób. Poniżej to, co warto ustalić, zanim sprzedasz kolejny pakiet.

Ile sesji powinien mieć pakiet?

Najczęściej sprawdzają się dwa albo trzy pakiety: mały na start, średni dla regularnych klientów i duży z najniższą ceną za sesję. Więcej opcji utrudnia decyzję, a nie zwiększa sprzedaży.

Mały pakiet, np. 4 sesje, obniża próg dla nowej osoby. Średni, np. 8 albo 10 sesji, odpowiada dwóm treningom w tygodniu przez miesiąc lub dłużej. Duży nagradza klientów, którzy już wiedzą, że zostaną. Różnica w cenie za sesję między pakietami powinna być widoczna, ale nie tak duża, żeby mały pakiet wyglądał na karę. Jak liczyć ceny wejść i pakietów, pisaliśmy w tekście o cenniku karnetów.

Jaką ważność ustawić?

Ważność powinna dawać zapas na chorobę i urlop, ale nie zachęcać do odkładania treningów na później. Pakiet 10 sesji na dwa miesiące to rozsądny punkt wyjścia przy dwóch treningach w tygodniu.

W Fitro pakiet to karnet z liczbą wejść, ceną i ważnością w dniach. Klient wybiera dzień startu, od dziś do 90 dni naprzód, więc pakiet kupiony w prezencie nie zaczyna się kończyć pod choinką. Gdy klient wyjeżdża, przesuwasz datę ważności w jego pakiecie o czas przerwy.

Pakiet możesz ograniczyć do wybranych usług. Pakiet treningów 1:1 nie zapisze wtedy na konsultację dietetyczną ani na trening w parze, jeśli te usługi mają inną cenę.

Jak sprzedawać pakiety bez wysyłania numeru konta?

Klient powinien kupić pakiet sam, online, a sesje rezerwować bez pisania do Ciebie. Każda wymiana wiadomości o terminie to kilka minut, które w tygodniu składają się w godziny.

W Fitro klient płaci online przez Tpay: BLIK-iem, kartą albo przelewem. Pakiet działa od razu po opłaceniu. Gdy klient woli gotówkę, potwierdzasz wpłatę w panelu, a pakiet uruchamiasz od razu albo dopiero po potwierdzeniu. Możesz też wysłać klientowi link do płatności ważny 7 dni.

Rezerwacja odbywa się w usługach indywidualnych. Ustalasz czas trwania i dostępność każdego trenera, a klient widzi tylko wolne godziny trenerów, którzy prowadzą daną usługę. Każda rezerwacja schodzi z pakietu, a klient widzi na koncie, ile sesji mu zostało i do kiedy pakiet działa. Niedzielne pytanie o liczbę treningów odpowiada się wtedy samo.

Dla klienta, który trenuje zawsze we wtorek o 7:00, ustawiasz rezerwację stałą. Fitro tworzy kolejne rezerwacje i przy każdej sprawdza dostępność trenera.

Nowych klientów zachęcisz promocją na pierwszy zakup albo kodem rabatowym. Przy dłuższej współpracy możesz sprzedać pakiet jako umowę na raty, od 1 do 24 miesięcy, po włączeniu umów w Dodatkach.

Co z treningiem, na który klient nie przyszedł?

Zasada powinna być jedna i znana z góry: odwołanie w terminie oddaje sesję, nieobecność bez uprzedzenia ją zużywa. Wyjątki robisz Ty, a nie system.

W Fitro termin odwołania ustawiasz przy każdej usłudze. Po treningu oznaczasz obecność. Jeśli chcesz, doliczasz opłatę za nieobecność przy konkretnej rezerwacji, z kwotą, którą ustalasz. Do jej zapłaty możesz wstrzymać samodzielne rezerwacje klienta. Przypomnienie e-mail dzień przed treningiem wychodzi samo, a SMS-y dodasz, jeśli chcesz. Dobre zasady odwołań opisaliśmy w tekście o nieobecnościach i późnych odwołaniach.

Jak rozliczać pakiety w studiu z kilkoma trenerami?

Rozliczaj trenera od przeprowadzonych sesji, nie od sprzedanych pakietów. Pakiet kupiony w październiku może być wykorzystany w listopadzie i u dwóch różnych osób.

Pieniądze za pakiet wpływają do studia w dniu zakupu, a praca trenera rozkłada się na kolejne tygodnie. Dlatego do wypłat bierz liczbę sesji z obecnością, a do sprzedaży kwotę z dnia zakupu. W raportach Fitro sprawdzisz sprzedaż, karnety i pracę prowadzących, a każdy raport wyeksportujesz do CSV. Jak dobrać stawkę, pisaliśmy w tekście o rozliczaniu instruktorów. Fakturę albo paragon wystawiasz w swoim programie albo na kasie fiskalnej.

Pod koniec pakietu warto zapytać o kolejny, zanim klient zrobi przerwę. Kiedy klienci kupują następny karnet i kto nie wraca, pokazaliśmy na danych w tekście o odnowieniu karnetu.

Ile kosztuje system dla trenera personalnego?

W Fitro pierwszych 10 aktywnych klientów masz bez opłat, a od 11. płacisz 3 zł netto za każdą kolejną osobę z rezerwacją w danym miesiącu, najwyżej 299 zł netto. Trener, który ma do 10 stałych klientów, korzysta z systemu za darmo.

Całość pokazujemy na stronie systemu dla studia treningu personalnego. Jeśli prowadzisz pakiety w arkuszu albo w innym systemie, przyślij nam plik, a my wprowadzimy klientów i pozostałe sesje za Ciebie.

Naszym zdaniem dobry pakiet to taki, o którym ani Ty, ani klient nie musicie pamiętać. Licznik liczy, przypomnienie przypomina, a Ty prowadzisz trening.