Lista uczestników przed zajęciami: dlaczego wysyłamy ją dopiero po zamknięciu zapisów

Dwadzieścia minut przed zajęciami instruktor otwiera salę. Zanim pojawi się pierwsza osoba, chce wiedzieć trzy rzeczy: kto przyjdzie, kto płaci gotówką i komu trzeba odbić kartę sportową. Panel studia ma te informacje, ale nie każdy prowadzący zagląda do niego przed każdymi zajęciami. Część instruktorów pracuje w kilku miejscach i ma w telefonie kilka różnych systemów.

Dlatego dodaliśmy w Fitro automatyczną wiadomość „Lista uczestników przed zajęciami”. To jeden e-mail przed każdymi zajęciami grupowymi, wysyłany do instruktorów, którzy je prowadzą, i na kontakt studia.

Co jest w wiadomości

W temacie są nazwa i termin zajęć. W treści dwie sekcje.

Pierwsza to uczestnicy w kolejności alfabetycznej, a przy każdej osobie informacja, jak opłaciła miejsce: karnet, karnet z umowy, wejście jednorazowe, karta sportowa albo zapis przez studio. Gotówkę widać od razu przy nazwisku. Jeśli ktoś ma wobec studia zaległość, np. niezapłaconą ratę umowy albo karę, przy jego nazwisku jest dopisek „do zapłaty” z kwotą.

Druga sekcja to „Do rozliczenia na miejscu”. Tu są tylko osoby, z którymi trzeba coś załatwić przy wejściu: gotówka do pobrania z kwotą, karta do odbicia, płatność online, której ktoś nie dokończył, albo karnet z karty benefitowej, który jeszcze czeka na akceptację. Jeśli nikogo nie trzeba rozliczać, wiadomość mówi to wprost.

Ta druga sekcja jest naszym zdaniem ważniejsza od samej listy. Prowadzący nie musi analizować, kto jak zapłacił. Dostaje krótką listę rzeczy do zrobienia przed zajęciami. Zaległości liczymy tak samo jak w raportach studia, więc kwota w e-mailu i w panelu jest ta sama.

Dlaczego lista wychodzi dopiero po zamknięciu zapisów

Pierwsza wersja wysyłała listę zawsze 2 godziny przed startem. Szybko okazało się, że to błąd. Wiele studiów zostawia zapisy otwarte do ostatniej chwili, a co piąty samodzielny zapis pada w dniu zajęć. Lista sprzed dwóch godzin bywała więc nieaktualna, zanim instruktor dojechał do studia.

Dzień później zmieniliśmy zasadę. Lista wychodzi w chwili, gdy zamykają się zapisy, ale w granicach od 2 godzin do 15 minut przed startem:

• gdy zapisy zamykają się wcześniej niż 2 godziny przed zajęciami, lista wychodzi 2 godziny przed startem;
• gdy zamykają się między 2 godzinami a 15 minutami przed startem, lista wychodzi w chwili zamknięcia zapisów;
• gdy zapisy są otwarte do samego początku albo do 15 minut przed nim, lista wychodzi 15 minut przed startem.

Dolna granica jest po to, żeby e-mail nie przychodził dzień wcześniej i nie ginął wśród innych wiadomości. Górna jest po to, żeby prowadzący miał jeszcze chwilę na przeczytanie go przed wejściem na salę. Termin zamknięcia zapisów ustawiasz przy zajęciach w grafiku, w ustawieniach zaawansowanych.

Jeden e-mail i ani jednego więcej

Lista wychodzi raz na termin zajęć i nie jest później aktualizowana. Osoby, które zapiszą się po wysyłce, w niej nie będą. To świadoma decyzja: zmiana listy pięć minut przed zajęciami oznaczałaby drugi e-mail, a potem trzeci. Instruktor szybko przestałby je czytać. Aktualną listę zawsze widać w panelu, tam też zaznaczasz obecności.

Jeśli na zajęcia nikt się nie zapisał, wiadomość nie wychodzi wcale. Nie wysyłamy jej też przy treningach indywidualnych, bo te mają już własne powiadomienia dla studia i trenera.

W historii wysyłek zostaje tylko liczba uczestników i karta zajęć. Nazwiska i kwoty są tylko w treści wiadomości, którą Fitro po pewnym czasie usuwa.

Gdzie to włączyć i wyłączyć

Lista jest włączona domyślnie dla każdego studia. Znajdziesz ją w Więcej → Powiadomienia SMS i e-mail, wśród spraw wymagających uwagi. Możesz tam wybrać odbiorców: domyślnie są to instruktorzy prowadzący zajęcia i kontakt studia. Jeśli Twój zespół i tak sprawdza listę w panelu, możesz ją wyłączyć.

Lista uczestników to drobna funkcja, ale dobrze pokazuje, jak budujemy Fitro. Najpierw sprawdzamy, kto ma z czegoś korzystać i w jakiej sytuacji. Tu był to instruktor dwadzieścia minut przed zajęciami, z telefonem w jednej ręce i kluczami do sali w drugiej. Jeśli w Twoim studiu przed zajęciami brakuje innej informacji, napisz do nas. Pewnie nie jesteś jedyną osobą, która jej szuka.