Zmiana grafiku zajęć: ilu klientów chodzi zawsze o tej samej godzinie i jak ich uprzedzić
Zmiana godziny zajęć to jedna z trudniejszych decyzji w studiu, bo szkoda stałych osób. Sprawdziliśmy w danych z Fitro, ilu klientów naprawdę trzyma się jednej godziny. Wynik podpowiada, kogo uprzedzić najpierw.
Jakub Merta3 min czytania
Czwartek, 10:00. Na zajęciach są trzy osoby, czwarty tydzień z rzędu. Instruktorka mówi, że o 9:00 pytały mamy, które właśnie odprowadziły dzieci do szkoły. Pomysł brzmi dobrze, ale co z tą trójką, która chodzi od roku?
Przy takiej decyzji najczęściej wraca jedna obawa: że stali klienci odejdą, jeśli ruszysz „ich” godzinę. Sprawdziliśmy, ilu ich naprawdę jest.
Połowa stałych klientów ma „swój” termin
Wzięliśmy pod uwagę stałych klientów, czyli osoby, które od marca były na zajęciach cyklicznych co najmniej sześć razy. Dla każdej policzyliśmy, jaką część wizyt robi na swoich ulubionych zajęciach: te same zajęcia, ten sam dzień tygodnia i ta sama godzina.
W typowym studiu połowa stałych klientów robi w jednym terminie co najmniej połowę wizyt. Co siódma osoba chodzi prawie wyłącznie tam. Druga połowa jest elastyczna: odwiedza kilka różnych terminów i nie ma jednej godziny, bez której by odeszła.
Zmiana godziny nie dotyka „wszystkich”, tylko konkretnej, policzalnej grupy osób. Zwykle da się je wymienić z imienia, a to znaczy, że da się z nimi porozmawiać, zanim zmiana wejdzie w życie.
Jak przenieść termin i nie zgubić stałych osób
Najpierw sprawdź, czy termin naprawdę jest słaby. W raportach Fitro mapa „Frekwencja według dnia i godziny” pokazuje obłożenie całego grafiku, więc słabe pola widać od razu. Ustal próg przed spojrzeniem na liczby, np. mniej niż 30% miejsc przez dwa miesiące. Jeśli wolisz najpierw ratować termin, sześć sposobów opisaliśmy w tekście o tym, jak zapełnić poranne zajęcia.
Potem spójrz na listy uczestników z ostatnich tygodni. Osoby, które pojawiają się na nich prawie zawsze, to Twoja grupa „od tej godziny”. W historii klienta zobaczysz, czy chodzą też na inne zajęcia. Jeśli tak, przeniesienie pewnie przyjmą spokojnie. Jeśli to ich jedyny termin, porozmawiaj z nimi osobno.
Napisz do nich najpierw, dwa lub trzy tygodnie przed zmianą, a dopiero potem ogłoś ją wszystkim. Przy terminie w grafiku jest przycisk „Wyślij wiadomość do uczestników”, który wysyła e-mail albo SMS do osób zapisanych na te zajęcia. Szerzej opisaliśmy wiadomości i przypomnienia w Fitro.
Cześć, od 1 grudnia przenosimy czwartkowy pilates z 10:00 na 9:00. Piszemy najpierw do Ciebie, bo jesteś z nami na tych zajęciach najczęściej. Jeśli nowa godzina Ci nie pasuje, daj znać, razem poszukamy innej grupy.
Jeśli zamiast przenosić zamykasz zajęcia, Fitro przed usunięciem pokaże, ile aktywnych stałych rezerwacji się zakończy i które terminy z zapisami zostaną w kalendarzu. To dobry moment, żeby do tych osób zadzwonić, a nie tylko wysłać wiadomość.
Nowemu terminowi daj tyle samo czasu co staremu: osiem tygodni i ten sam próg. Grafik, który zmienia się co tydzień, męczy klientów bardziej niż jedna przemyślana zmiana raz na kwartał. Stali klienci wybaczą przeniesienie godziny. Gorzej znoszą zgadywanie, gdzie są ich zajęcia w tym tygodniu.
Dane: zanonimizowane i zagregowane wizyty na zajęciach cyklicznych w studiach korzystających z Fitro, marzec–październik 2026. Wizyta to zapis na zajęcia, które się odbyły, bez oznaczonej nieobecności. „Typowe studio” to średnia po studiach. Bez danych pojedynczych studiów.