Jak wybrać system do rezerwacji dla studia fitness, pilates lub jogi

Trzy systemy do rezerwacji otwarte w przeglądarce, trzy cenniki. Jeden liczy każdy zapis, drugi konta, trzeci ma stałą kwotę. Żadnego nie da się porównać z pozostałymi bez kalkulatora i kawy.

Tworzymy Fitro, więc nie jesteśmy tu bezstronni. Dlatego ta lista kontrolna działa też wtedy, gdy wybierzesz kogoś innego. Na końcu piszemy wprost, kiedy tak będzie lepiej.

Policz koszt na swoim zwykłym miesiącu

Systemy dla studia fitness liczą różne rzeczy. Ta sama kwota w cenniku może dać zupełnie różny rachunek. Zanim porównasz ceny, sprawdź, za co płacisz w danym systemie do rezerwacji zajęć.

• Za rezerwację. Płacisz za każdy zapis na zajęcia. Im częściej klienci przychodzą, tym więcej płacisz.
• Za konto. Płacisz za każdą osobę, która może zalogować się do systemu. Także za tę, która w tym miesiącu nie przyszła.
• Za aktywnego klienta. Płacisz za osobę, która w danym miesiącu zapisała się choć raz. Kolejne wizyty nic nie kosztują.
• Stały abonament. Ta sama kwota co miesiąc, niezależnie od liczby klientów i zapisów.
• Płatne dodatki. W każdym z tych modeli sprawdź, za co zapłacisz osobno: wiadomości e-mail i SMS, funkcje AI, dodatkowe moduły. Niska kwota w cenniku niewiele znaczy, jeśli to, czego potrzebujesz na co dzień, jest dopłatą.

Uważaj na samo słowo „aktywny”. Nie każdy system liczy aktywnych klientów tak samo. Zależnie od dostawcy może to być osoba z kontem, z ważnym karnetem albo z zapisem na zajęcia. My liczymy najuczciwiej, jak potrafimy: aktywna jest tylko osoba, która w danym miesiącu zapisała się na zajęcia. Ktoś z ważnym karnetem, kto w tym miesiącu nie zapisał się ani razu, nie trafia na Twój rachunek. Zanim porównasz cenniki, zapytaj każdego dostawcę, co dokładnie oznacza u niego „aktywny klient”.

Do porównania potrzebujesz trzech liczb z ostatniego zwykłego miesiąca, bez wakacji i świąt:

1. ile było wszystkich zapisów na zajęcia,
2. ile osób masz w bazie, łącznie z tymi, które dawno nie przyszły,
3. ile różnych osób przyszło choć raz.

Weźmy przykładowe małe studio. 60 osób przychodzi dwa razy w tygodniu, czyli około 8 razy w miesiącu. W bazie jest jeszcze 40 osób, które w tym miesiącu się nie zapisały, a 15 z nich ma ważny karnet.

W modelu za rezerwację liczy się 480 zapisów. W modelu za konto 100 osób. Jeśli aktywny znaczy „z ważnym karnetem”, płacisz za 75 osób, a jeśli „z zapisem w tym miesiącu”, jak w Fitro, za 60. Dopiero tę liczbę mnożysz przez stawkę z cennika i sprawdzasz, czy jest górny limit.

W Fitro płacisz za aktywnego klienta: 3 zł netto za osobę z potwierdzonym zapisem w danym miesiącu. Do 15 aktywnych klientów płacisz 0 zł, powyżej liczymy od pierwszej osoby. Przykładowe studio zapłaci 180 zł netto. Rachunek nigdy nie przekroczy 299 zł netto, nawet przy 300 aktywnych klientach. Szczegóły i kalkulator są w cenniku.

Do abonamentu dolicz prowizję od płatności online. W Fitro to 1,19% od transakcji przez Tpay i jednorazowo 39 zł netto za aktywację. Gdy sprzedajesz online karnety za 10 000 zł miesięcznie, prowizja wynosi 119 zł. Gotówka jest bez prowizji. U innych dostawców zapytaj, ile bierze operator płatności, bo sam system często nie pobiera nic.

Sprawdź zapis oczami klienta, na swoim telefonie

To najważniejszy test i zajmuje pięć minut. Otwórz grafik studia w telefonie i zapisz się na zajęcia jak ktoś, kto pierwszy raz trafia do studia. Policz kliknięcia i zobacz, czy gdzieś się zatrzymujesz.

• Czy trzeba zakładać konto albo instalować aplikację? Dla nowej osoby z Instagrama formularz rejestracji to dodatkowy próg przed pierwszymi zajęciami.
• Czy zapłaci BLIK-iem? Bez tego część zapisów kończy się obietnicą przelewu.
• Czy dostanie przypomnienie przed zajęciami? I czy SMS-y są w cenie, czy płatne od pierwszej sztuki.
• Czy przy pełnych zajęciach może zapisać się na listę rezerwową? I czy zwolnione miejsce trafia do niej samo.

W Fitro klienci zapisują się w przeglądarce, pod adresem Twojego studia. Logują się przez Google lub Facebook. Mogą też zapisać się bez konta: płacą online za pojedyncze wejście, a rezerwacja powstaje po opłaceniu. Zapis bez konta działa tylko z płatnością online. Inaczej ryzyko pustych miejsc jest za duże.

Wiadomości e-mail i SMS ustawiasz po swojemu. Najważniejsze, jak przypomnienie dobę przed zajęciami, Fitro wysyła automatycznie, ale każdą z nich możesz wyłączyć. 100 SMS-ów miesięcznie jest w cenie. Po włączeniu lista rezerwowa sama przenosi pierwszą osobę z pasującym karnetem i wysyła jej e-mail.

Dopasuj system do swojego regulaminu

System powinien obsłużyć zasady, które już masz. Zanim zaczniesz testować, wypisz je na kartce. Jakie karnety sprzedajesz, do kiedy można odwołać zapis i co się dzieje, gdy ktoś nie przyjdzie.

Potem sprawdź po kolei:

• Karnety. Pakiet wejść, karnet open, pojedyncze wejście, karty benefitowe typu MultiSport.
• Termin odwołania. Czy ustawisz go osobno dla każdych zajęć. Reformer o 7:00 może wymagać innych zasad niż joga wieczorem.
• Zwrot wejścia. Czy wejście wraca na karnet przy odwołaniu na czas, a przy nieobecności przepada.
• Nieobecności. Opłata, blokada zapisów, wypisanie z kolejnych zajęć.
• Mała frekwencja. Czy system sam odwoła zajęcia, gdy zapisze się za mało osób, i powiadomi zapisanych.

Fitro obsługuje wszystkie te punkty. Opłatę za nieobecność dodajesz przy oznaczaniu nieobecności i sam decydujesz o kwocie, więc chorobę dziecka odróżnisz od trzeciej nieobecności z rzędu. Jeśli chcesz, system może potem wstrzymać samodzielne zapisy albo wypisać nieobecną osobę z kolejnych zajęć, dopóki opłata nie wpłynie.

Sprawdź, kiedy pieniądze trafiają na Twoje konto

Przelew „zrobię wieczorem” to najdroższe zdanie w studiu. Sprawdź, czy klienci płacą przy zakupie karnetu albo wejścia, a nie po zajęciach. Sprawdź też, czy wszystkie wpłaty widzisz w jednym miejscu, razem z gotówką.

W Fitro płatności idą przez Tpay: BLIK, karta, przelew. Gotówkę oznaczasz w panelu.

Zapytaj, kto pomoże Ci przy zmianie

Zmiana systemu boli. Trzeba nauczyć się nowej aplikacji, przestawić zespół i pokazać klientom nowy sposób zapisu. Zapytaj dostawcę wprost, jak wygląda pomoc na starcie: czy dostaniesz tylko link do bazy wiedzy, czy ktoś usiądzie z Tobą do ekranu.

W Fitro pomagamy osobiście. Możemy się zdzwonić, pokazać panel na Twoim grafiku i wytłumaczyć wszystko, co nie jest oczywiste. Pomagam ja albo Krzysiek, czyli ludzie, którzy Fitro budują. Okres próbny trwa co najmniej 30 dni, bez karty i bez umowy terminowej, więc masz czas, żeby spokojnie się przestawić.

Dobrze zaplanuj sam moment przejścia. Najprościej zrobić to na początku miesiąca, gdy wiele karnetów i tak się kończy.

Sprawdź, kto stoi za systemem i kto odbiera telefon

Gdy w poniedziałek o 6:50 coś nie działa, potrzebujesz człowieka, a nie artykułu w bazie wiedzy. Sprawdź, czy dostawca ma polską firmę, telefon i e-mail na stronie oraz nazwiska ludzi. Najlepiej zadzwoń przed wyborem i zobacz, kto odbierze.

Fitro to Fitro sp. z o.o. z Gdańska. Na stronie O nas są nasze nazwiska, a na stronie kontaktu telefon i e-mail. Jesteśmy małym, ale niezwykle zdolnym i szybko reagującym zespołem, więc rozmawiasz z ludźmi, którzy system budują.

Czego małe studio zwykle nie potrzebuje

Długa lista funkcji kusi. Często jednak płacisz za nią czasem: więcej ekranów, więcej ustawień, więcej do nauczenia zespołu.

Zastanów się, czy naprawdę potrzebujesz:

• POS i sprzedaży na miejscu, jeśli nie masz baru ani sklepu.
• Kiosku i wejścia na kod QR, jeśli przy wejściu i tak stoi instruktorka albo instruktor.
• Kontroli dostępu, jeśli nie prowadzisz klubu otwartego bez obsługi.
• Biblioteki wideo, jeśli nie sprzedajesz kursów online.
• Publicznego API, jeśli nikt w studiu nie będzie łączył systemów.

Fitro celowo skupia się na tym, czego studio używa codziennie: grafiku, zapisach, karnetach i płatnościach. Dzięki temu panel zostaje prosty.

Jak sprawdzić Fitro w tydzień

System najlepiej sprawdzić na własnym grafiku, a nie na prezentacji. Z Fitro zajmie Ci to tydzień:

1. Najpierw poklikaj demo, bez zakładania konta: panel studia i panel klienta. Zobaczysz przykładowy grafik, zapisy, karnety i płatności.
2. Załóż swoje studio za darmo. Zajmuje to kilka minut, bez karty. Okres próbny trwa co najmniej 30 dni.
3. Wpisz swój prawdziwy grafik, jeden karnet i zasady odwołań.
4. Zapisz się na zajęcia z telefonu, tak jak zrobią to Twoi klienci, i zapłać BLIK-iem.
5. Gdy coś będzie niejasne, napisz albo zadzwoń. Pokażemy i wytłumaczymy.

Po tygodniu będziesz wiedzieć więcej niż po miesiącu czytania stron z funkcjami.