Zapisy przez Instagram: ile czasu zabierają wiadomości i co zmienia link do zapisów

Sobota, 9:40, dziesięć minut przerwy między zajęciami. Na Instagramie czeka siedem nowych wiadomości. „Są jeszcze miejsca na wtorek?” „Mogę przyjść z koleżanką?” „Zamieniam czwartek na piątek, da się?” Odpisujesz na telefonie, jednym okiem zerkając do zeszytu z listami.

Każda z tych wiadomości jest miła i każda to ktoś, kto chce przyjść. Problem nie leży w jednej wiadomości, tylko w ich sumie.

Policz, ile kosztuje jeden zapis przez wiadomości

Zapis przez DM to zwykle trzy, cztery wiadomości w obie strony. Pytanie o miejsce, odpowiedź, potwierdzenie, czasem jeszcze pytanie o płatność. Potem trzeba to przepisać do zeszytu albo arkusza. Przyjmijmy ostrożnie, że to dwie minuty na jeden zapis.

Przykład na okrągłych liczbach: studio z 60 zapisami w tygodniu spędza na tym ok. 2 godziny tygodniowo, czyli ok. 8 godzin miesięcznie. Do tego dochodzą odwołania, zamiany terminów i pytania „czy na pewno jestem na liście”. Policz to na swoich liczbach. Wystarczy przez jeden tydzień zapisywać kreskę przy każdej rozmowie o zapisie.

Gorsze od samego czasu jest to, kiedy te wiadomości przychodzą. W Fitro prawie co piąty samodzielny zapis powstaje w dniu zajęć. Przy zapisach przez Instagram to oznacza pytania wysyłane wtedy, gdy prowadzisz poprzednie zajęcia, a odpowiedź „jest jedno miejsce” bywa nieaktualna po kwadransie.

Co przejmuje link do zapisów

Link do zapisów robi to, co dziś robisz ręcznie, tylko bez czekania na odpowiedź. W Fitro każde studio ma własną stronę pod adresem w rodzaju nazwa-studia.fitro.pl. Klient widzi tam grafik, wolne miejsca i ceny, zapisuje się sam i płaci online albo korzysta z karnetu.

Kilka rzeczy dzieje się przy tym bez Twojego udziału. Gdy miejsc brakuje, klient dołącza do listy rezerwowej, a gdy ktoś odwoła, Fitro zapisuje pierwszą osobę z listy, która może wejść na te zajęcia. Dzień przed zajęciami Fitro wysyła mu przypomnienie e-mailem. Odwołanie też robi sam, zgodnie z zasadami, które ustawisz. Do zeszytu nie trzeba niczego przepisywać, bo lista uczestników jest już w systemie.

Nie każdy chce zakładać konto, zwłaszcza na pierwsze zajęcia. Dlatego osoba bez konta może zapisać się jako gość i od razu zapłacić online za jedno miejsce, jeśli wejście jest płatne, a płatności online są włączone. Dla kogoś, kto trafił do Ciebie z relacji, to najkrótsza droga od „ciekawe” do „zapisane”.

Na Instagramie najlepiej sprawdzają się dwa miejsca na link. Pierwsze to bio, gdzie adres strony zapisów zostaje na stałe. Drugie to relacje: każdy termin zajęć ma na stronie studia własny adres, więc w relacji „dziś o 18:00 zostały dwa miejsca” możesz podlinkować dokładnie te zajęcia. Ten sam adres przyda się też jako przycisk w wizytówce Google.

Wiadomości zostają, ale do rozmowy

Naszym zdaniem nie chodzi o to, żeby wyłączyć wiadomości. Pytanie „czy dam radę jako osoba początkująca” albo „mam problem z barkiem, czy mogę ćwiczyć” to dobra rozmowa. Często to pierwszy krok do karnetu i nie warto go oddawać automatom. Chodzi o to, żeby skrzynka na Instagramie przestała pełnić rolę kalendarza.

Pomaga jedna gotowa odpowiedź na pytanie o wolne miejsca. Zapisz ją w szybkich odpowiedziach na Instagramie i wysyłaj zawsze tak samo:

Cześć! Wolne miejsca widać na bieżąco tutaj: nazwa-studia.fitro.pl. Zapis zajmuje chwilę, a dzień przed zajęciami dostaniesz przypomnienie e-mailem. Jeśli masz pytania o poziom albo pierwsze zajęcia, pisz śmiało!

Kiedy rozmowa jednak się toczy, warto wiedzieć, z kim piszesz. W danych klienta w Fitro zapiszesz nazwę jego konta na Instagramie. Wtedy nick z wiadomości to od razu konkretna osoba z karnetem, historią wizyt i zapisem na czwartek.

Przejście w jeden tydzień

Najtrudniejsze jest pierwsze kilka dni, kiedy klienci nadal piszą po staremu. Wtedy wystarczy konsekwencja: odpisujesz uprzejmie, zawsze z linkiem, i zapisujesz za kogoś tylko w wyjątkowych sytuacjach. Gotowe wiadomości na ten czas, od SMS-a po plakat na recepcję, zebraliśmy w tekście o pierwszym tygodniu z zapisami online.

Po kilku tygodniach zobaczysz też coś, czego w wiadomościach nie było widać: które godziny wypełniają się same, a które stoją. To dobry materiał do decyzji, kiedy zmienić termin w grafiku.

Instagram dalej będzie najlepszym miejscem, żeby pokazać studio, ludzi i atmosferę zajęć. Po prostu przestanie udawać zeszyt zapisów, do czego i tak nigdy nie był stworzony.